Outsourcing til Beierholm giver tid til kerneopgaver
Hun har outsourcet foreningens økonomifunktion til Beierholm, der løbende optimerer alle processer. De økonomiske midler skal gå til at hjælpe de unge, så der er skarpt fokus på effektiviseringsgevinster.
Foreningen Hellebro
Hellebro er en privat, velgørende forening, hvis overskud kun må gå til arbejdet med unge hjemløse. Eva Riedel er ansat som direktør for Hellebro af foreningens bestyrelse, og hun er daglig leder af en stab på 18 fastansatte og otte timelønnede.
Det er outsourcing hos Beierholm i Slagelse, der laver løn og bogføring for Hellebro, og der er ikke plads til fejl, siger afdelingsleder Maja Barslev Christensen.
- Vi har at gøre med en forening, der er undergivet et skarpt tilsyn af det offentlige, så vores arbejde skal være et hundrede procent i orden. Dertil kommer, at direktør Eva Riedel er en meget omhyggelig og omkostningsbevidst kunde, forklarer hun.
Bogføringen sker i Business Central, der er en del af Beierholm BeJour, og man har i det hele taget fokus på at høste de effektiviseringsgevinster, som nye digitale muligheder giver.
- Vi ser løbende på, hvordan vi kan optimere processer og sikre, at alt forløber så effektivt som muligt, uden at vi går på kompromis med kvaliteten af vores arbejde. Det er en tilgang, som Eva er enig i. Hun har et skarpt fokus på at optimere de økonomiske midler til gavn for de unge brugere, siger Maja Barslev Christensen.
Læs også: Outsourcing af bogholderi og regnskab
Digitaliseret økonomifunktion
Hele Hellebros bogholderi kører nu digitalt. Beierholm BeJour app bruges til at scanne bilag, for eksempel medarbejdernes udlæg, der på den måde går direkte ind i økonomisystemet. Alle leverandører til Hellebro sender elektroniske fakturaer, der via mail også lander direkte i økonomisystemet.
- Vi kan sætte systemet op, så en given faktura sendes til godkendelse hos en eller flere medarbejdere hos Hellebro. Når fakturaen er godkendt, kan vi – hvis leverandøren kun har den ene og samme kontering – sætte systemet op til, at fakturaen automatisk bliver bogført. Det betyder, at bogholderen hos Beierholm først ser fakturaen i betalingsforslaget, siger Maja Barslev Christensen.
Hvis der er tale om en leverandør, der leverer forskellige produkter til Hellebro, og hvis fakturaer derfor skal konteres forskelligt, hjælper outsourcing fakturaen igennem de forskellige trin for til sidst at beslutte, hvor den skal lægge sig. Men hele den proces er også digital.
Fokus på kerneopgaver
Outsourcingen og automatiseringen af økonomifunktionen betyder, at direktør Eva Riedel kan koncentrere sig om foreningens kerneopgaver.
- Vores mission er at gelejde de unge tilbage på sikker grund. De skal i bolig, skole og job. Det kan være en tung målgruppe, men grundlæggende drømmer de alle om at kunne klare sig selv. De har ikke givet op endnu, siger Eva Riedel, der betegner Hellebro som et alternativ til den traditionelle velfærdsmodel.
Foreningen har skabt et hus for unge hjemløse mellem 18 og 29 år. Huset rummer et herberg, et kontorhotel, hvor de unge kan komme i jobtræning, udslusningsboliger og et værested, der er åbent på alle hverdage. I værestedet kan de unge få mad, ligesom der er bade- og vaskefaciliteter samt en sundhedsklinik. Det hele er gratis.
- Sidst man lavede en optælling, levede der 2.300 unge på gaden i Danmark, og det er ikke kun de menneskelige omkostninger, der er store. En ung, der ryger ud over kanten som 18-årig, koster samfundet 18 til 20 millioner kr. på livsplan, fortæller Eva Riedel, der stiftede foreningen Hellebro i 2015.
Læs også: Outsourcing af lønadministration
Støt Hellebros arbejde
Det koster kun 200 kr. at være medlem af Hellebro. Du går blot ind på www.hellebroen.dk og melder dig ind.
Udfordring
Foreningen ønsker at holde fokus på kerneopgaverne. Missionen er at gelejde unge hjemløse tilbage på sikker grund. Der er nødt til at være skarpt fokus på at optimere de økonomiske midler til gavn for de unge brugere.
Foreningen er undergivet et skarpt tilsyn af det offentlige, hvilket stiller høje krav til, at økonomi og processer skal være et hundrede procent i orden.
Løsning
Foreningen har outsourcet økonomifunktion til Beierholm, der løbende optimerer alle processer. Man scanner bilag, bruger elektroniske fakturaer og har mange kontrolprocesser sat op.
Sidste år fik Hellebro et digitalt timeregistreringssystem. Det er integreret med lønsystemet, og er mere effektivt end manuel indtastning.
Resultat
Hele Hellebros bogholderi kører nu digitalt.
Outsourcingen og automatiseringen af økonomifunktionen betyder, at direktør Eva Riedel kan koncentrere sig om foreningens kerneopgaver.
Der er ikke rod nogen steder i foreningens økonomifunktion. Foreningen ved, at de efterlever det skarpe offentlige tilsyn.
Vi kan også hjælpe dig
Økonomifunktionen er i forandring pga. nye digitale løsninger og integrerede systemer. Det kræver tid, ressourcer og kompetencer at sætte sig ind i de nye muligheder, og derfor vælger mange virksomheder hel eller delvis outsourcing.
Hos Beierholm tilbyder vi at overtage hele eller dele af din virksomheds økonomiske administration. Det omfatter: Bogholderi, lønadministration, budgettering og likviditet, ledelsesrapportering, moms, øvrige indberetninger til skattestyrelsen, årsregnskab samt ad-hoc opgaver.
Kontakt os og book et møde. Det betaler sig – og det er helt uforpligtende.
Vi glæder os til at møde dig.