Er du klar til bogføringslovens krav?
På denne side kan du få et overblik over de væsentligste ændringer i bogføringsloven, samt hvad de nye krav betyder for din virksomhed.
Lovens nye krav i hovedtræk
Aktuelle krav (gældende fra 1. juli 2022)
- Krav om beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale
- Krav om afstemninger
- Definitionen på regnskabsmateriale udvides til – udover bilag og bogføring - også at omfatte dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport
- Skærpet kontrol og sanktioner.
Fremtidige krav (2024 og senere)
- Krav om digital bogføring
- Krav om digital opbevaring af bogføring og bilag.
Krav om bogføringsprocedurer
Beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale
- Loven kræver nu, at der skal udarbejdes en beskrivelse af virksomhedens procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale, herunder:
- En beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
- En beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis, og
- Hvilke medarbejdere der er ansvarlige for de nævnte procedurer.
- Erhvervsstyrelsen har offentliggjort denne skabelon med tilhørende vejledning, hvis primære formål er at hjælpe mindre virksomheder med at lave en korrekt beskrivelse af deres procedurer for bogføring
- Beskrivelsen skal foreligge ved starten af regnskabsår, der starter den 2. oktober 2022 eller senere. For virksomheder med kalenderåret som regnskabsår skal beskrivelsen således foreligge den 1. januar 2023.
- Virksomheder, der ikke skal aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, og hvis omsætning ikke overstiger 300.000 kr. årligt, er ikke omfattet af dette krav.
Krav om afstemninger
Kravet er gældende fra 1. juli 2022
- Det præciseres, at virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Dette skal ske senest ved udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger. Det er således ikke tilstrækkeligt kun at udarbejde afstemninger i forbindelse med årsafslutning, hvis virksomheden f.eks. er momsregistreret.
- De konkrete afstemninger vil afhænge af typen af indberetning/angivelse samt virksomhedens forhold. Generelt er det et krav, at bogholderiet er ajourført forud for indberetninger, herunder at bankkonti er afstemt og debitorer/kreditorer er opgjort.
- Der er ingen definition på eller formkrav til afstemningerne, men det er nærliggende at tage udgangspunkt i de afstemninger/arbejdspapirer, som blev udarbejdet i forbindelse med senest aflagte årsrapport.
Definitionen på regnskabsmateriale udvides
- En virksomhed skal sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ødelægges, bortskaffes, eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug. Virksomheder skal opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.
- ”Regnskabsmateriale” omfatter i henhold til bogføringsloven følgende:
- Registreringer, herunder transaktionssporet
- Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
- Bilag, samt andre oplysninger, som er nødvendige for kontrolsporet
- Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedens årsrapport
- Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug
- Eventuelle revisionsprotokoller og anden tilsvarende rapportering.
Skærpet kontrol og sanktioner
- Med den nye bogføringslov styrkes Erhvervsstyrelsens kontrolmuligheder overfor nye virksomheder samt virksomheder, der har fravalgt revision. Overtrædelse af specifikke bestemmelser kan straffes med bøde. Konstateres overtrædelser af bogføringsloven, som ikke omfatter de strafbelagte bestemmelser, kan Erhvervsstyrelsen:
- Påbyde, at en fejl rettes
- Påbyde, at en overtrædelse bringes til ophør, og at virksomheden bekræfter dette ved en erklæring afgivet fra en godkendt revisor.
- Hvis virksomheden ikke efterkommer Erhvervsstyrelsens påbud om at rette en fejl eller om at bringe en overtrædelse til ophør, kan virksomheden straffes med bøde, og ultimativt kan Erhvervsstyrelsen anmode skifteretten om at opløse virksomheden.
- Ved overtrædelse af bogføringsloven risikerer store virksomheder at blive idømt bøder på op til kr. 1.500.000. Udmåling af bøder afhænger dels af virksomhedens størrelse, samt hvor omfattende overtrædelsen er.
Digital bogføring
Bogføringssystemer
Virksomheden kan opfylde kravet om digital bogføring ved at bogføre digitalt i enten et standardbogføringssystem eller i et specialudviklet bogføringssystem.
Standardbogføringssystem
- Et standardbogføringssystem er et bogføringssystem, som er registreret hos Erhvervsstyrelsen.
- Det vil sige, at udbyderen af systemet har anmeldt dette til Erhvervsstyrelsen, som har kontrolleret at systemet lever op til bogføringslovens krav.
- Fordelen ved at vælge et standardbogføringssystem er derfor også, at man er sikker på, at bogføringssystemet lever op til kravene.
- Erhvervsstyrelsen har offentliggjort denne fortegnelse over standardbogføringssystemer. Fortegnelsen opdateres løbende.
Specialudviklet bogføringssystem
- Specialudviklede bogføringssystemer forhåndsgodkendes ikke af Erhvervsstyrelsen, og virksomheden er derfor selv ansvarlig for at sikre, at systemet lever op til kravene.
- Fordelen ved at anvende et specialudviklet system er, at det kan skræddersys til netop din virksomheds behov.
- Erhvervsstyrelsen har fastsat kravene til specialudviklede bogføringssystemer i denne bekendtgørelse.
- Se også denne vejledning med tilhørende tjekliste over kravene til specialudviklede bogføringssystemer, som skal hjælpe virksomhederne med at sikre, at reglerne overholdes.
- Se også denne vejledning med tilhørende tjekliste over kravene til specialudviklede bogføringssystemer, som skal hjælpe virksomhederne med at sikre, at reglerne overholdes.
Digital bogføring - ikrafttrædelsestidspunkt
Ikrafttrædelsestidspunktet for kravet om digital bogføring er nu endeligt vedtaget for virksomheder, der har pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven (selskaber mv.). Ikraftrædelsestidspunktet afhænger dels af virksomhedens regnskabsår, samt om virksomheden anvender et standardbogføringssystem eller et specialudviklet bogføringssystem.
Standardbogføringssystem
- For virksomheder med pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven, og som benytter et digitalt standardbogføringssystem, vil kravet om digital bogføring være gældende for regnskabsår, der begynder 1. juli 2024 eller senere.
- Eksempel:
- Regnskabsperiode 01.01 – 31.12
Kravet vil være gældende for virksomheden fra 1. januar 2025. - Regnskabsperiode 01.07 – 30.06
Kravet vil være gældende for virksomheden fra 1. juli 2024.
- Regnskabsperiode 01.01 – 31.12
Specialudviklet bogføringssystem
- For virksomheder med pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven, og som benytter et specialudviklet bogføringssystem, vil kravet om digital bogføring være gældende for regnskabsår, der begynder 1. januar 2025 eller senere.
- Eksempel:
- Regnskabsperiode 01.01 – 31.12
Kravet vil være gældende for virksomheden fra 1. januar 2025. - Regnskabsperiode 01.07 – 30.06
Kravet vil være gældende for virksomheden fra 1. juli 2025.
- Regnskabsperiode 01.01 – 31.12
Øvrige virksomheder
For virksomheder, som ikke har pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven (f.eks. personligt ejede virksomheder), men hvor omsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger DKK 300.000, forventes kravet om digital bogføring tidligst at gælde for regnskabsår, der begynder 1. januar 2026 eller senere.
Bemærk, at ikrafttrædelsestidspunktet for disse ”øvrige virksomheder” er foreløbigt.
FAQ om ny bogføringslov 2024
Bogføringsloven indeholder reglerne for, hvordan bogføringspligtige virksomheder skal tilrettelægge deres bogføring, herunder hvilket regnskabsmateriale virksomhederne skal opbevare, hvordan det skal opbevares samt hvor længe, det skal opbevares. På retsinformation.dk kan du finde bogføringsloven - klik her
Læs også: Løsninger på krav om digitalisering
Alle erhvervsdrivende virksomheder, uanset ejer- eller hæftelsesforhold, etableret i Danmark samt erhvervsaktiviteter, der udøves i Danmark af udenlandske virksomheder (filialer), omfattes af den nye lov.
De mindste virksomheder, som både har personlig hæftelse og en årlig omsætning på under kr. 300.000, dvs. personlige virksomheder og visse I/S’er og K/S’er m.v., er dog undtaget for kravene om digital bogføring og opbevaring.
Læs også: Løsninger på krav om digitalisering
Ja. Folketinget vedtog den nye bogføringslov den 19. maj 2022. Loven indeholder dog ikke de fuldstændige fremtidige regler for bogføring endnu, da den indeholder en række bemyndigelser til Erhvervsstyrelsen om at fastlægge nærmere regler i bekendtgørelser. Disse bekendtgørelser forventes udstedt i årene 2022-2026.
Læs også: Løsninger på krav om digitalisering
Bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyntagen til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Desuden skal transaktioner registreres i bogføring nøjagtigt og snarest muligt.
Det betyder, at kravene til bogføringen i en stor virksomhed typisk er mere omfattende end kravene til en mindre virksomhed. Eksempelvis er den store virksomhed med mange daglige transaktioner nødsaget til at bogføre sine transaktioner oftere end den lille virksomhed med få, eller ingen, daglige transaktioner. Hertil står det anført i bemærkningerne til loven, at en virksomhed, der har flere hundrede eller flere tusinde daglige transaktioner, bør registrere disse inden for ganske få dage for at sikre, at der løbende foreligger en korrekt og fyldestgørende bogføring. Mindre virksomheder med få transaktioner skal senest bogføre forud for indberetninger til offentlige myndigheder (eksempelvis moms).
Læs også: Løsninger på krav om digitalisering
Fremadrettet bliver det lovkrav for mange virksomheder at opbevare bilag i et digitalt bogføringssystem. Kravene til brug af digitale bogføringssystemer bliver indført løbende over en årrække og vil tidligst gælde fra den 1. juli 2024 for virksomheder i regnskabsklasserne B-D og fra d. 1. januar 2026 for virksomheder i regnskabsklasse A.
I afsnittet ”Er jeg omfattet af de nye regler i bogføringsloven?” kan du se, om din virksomhed bliver omfattet af kravet om brug af digitale bogføringssystemer.
Virksomheder har efter bogføringsloven pligt til at sikre, at bogføringen kan dokumenteres med bilag og indeholder henvisning hertil. Bilag skal gøre det muligt at konstatere, om alle transaktioner bogføres i den rigtige periode og med det rigtige beløb. Bilag skal således tydeligt angive transaktionsdato og beløb. Yderligere krav til bilag findes i blandt andet skatte- og momslovgivningen.
”God bogføringsskik” var et begreb i den tidligere bogføringslov, som nu er erstattet med en bestemmelse om, at bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyntagen til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.
Den nye bestemmelse er ikke ment som en materiel ændring, men blot en præcisering af, hvilke faktorer en virksomhed kan og skal tage hensyn til, når den tilrettelægger og udfører sin bogføring.
En kvittering, eller en kassebon, er en meget forsimplet udgave af en faktura, som kan anvendes af virksomheder, der kun eller i overvejende grad sælger til private forbrugere, som erstatning for fakturaer.
Virksomheder skal opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. F.eks. kan regnskabsmaterialet vedrørende regnskabsåret 01.01.23 – 31.12.23 således bortskaffes den 01.01.29.
Begrebet ”betryggende vis” indebærer, at virksomheden skal gøre, hvad der må anses som rimeligt for at sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl eller misbrug.
Den nye bogføringslov vil som udgangspunkt have størst påvirkning for de virksomheder, der i dag ikke benytter digitale bogføringssystemer til bogføring og opbevaring af bilag, og som nu bliver omfattet af krav om netop dette. For virksomheder, der bliver underlagt krav om brug af digitale bogføringssystemer, indføres der endvidere krav om at udarbejde en beskrivelse af virksomhedens procedurer for bogføring samt procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale med angivelse af de ansvarlige medarbejdere.
Desuden indeholder den nye bogføringslov krav om at foretage nødvendige afstemninger i forbindelse med lovpligtige indberetninger og angivelser af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Et eksempel herpå kan være en momsafstemning og -sandsynliggørelse i forbindelse med angivelse af moms. Dette krav er gældende for alle virksomheder, der omfattes af bogføringsloven.
Almindelige fakturaer skal opbevares i 5 år, uanset om det vedrører køb eller et salg. En kvittering, eller en kassebon, er en meget forsimplet udgave af en faktura, som kan anvendes af virksomheder, der kun eller i overvejende grad sælger til private forbrugere, som erstatning for fakturaer.
Detailvirksomheders kassestrimler og tilsvarende interne bilag er undtaget fra kravet om opbevaring i 5 år. Disse er underlagt særlige bestemmelser i anden lovgivning, og skal således kun opbevares i 1 år fra tidspunktet fra underskrivelsen af årsregnskabet.
Hvis foreningen er omfattet af reglerne i bogføringsloven, skal regnskabet opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som regnskabet vedrører.
Fra den 1. juli 2024 skal alle årsregnskabspligtige virksomheder, der anvender et registreret standard bogføringssystem, overholde kravet om digital bogføring. Virksomheder, der benytter et ikke-registreret system, såsom et specialudviklet system, vil først være omfattet fra den første årsregnskabsperiode efter den 1. januar 2025.
Løsninger på krav om digitalisering
Beierholm anbefaler, at alle virksomheder sætter sig ind i hovedindholdet af den nye lov. Det giver mulighed for at vurdere behovet for nødvendige ændringer til bogføringssystem eller bogføringsprocedurer i god tid, da skift eller opgradering af bogføringssystem kan være tids- og ressourcekrævende.
Løsningsmæssigt er der to veje at gå:
Rådgivning og sparring
Du kan altid få rådgivning og sparring om bogføringsloven hos din Beierholm-revisor. Vores specialister står også til din rådighed, hvis din virksomhed ikke passer i en standardløsning, eller hvis du for eksempel står over for at skulle skifte ERP-system.
Når du alligevel skal til at ændre i systemer og procedurer, er det en god ide, at du sammen med sin rådgiver evaluerer din økonomistyring. På den måde vil du kunne høste alle digitaliseringensgevinster, når du alligevel er i gang.
Her kan du læse mere om Beierholms tilgang til intelligent økonomistyring.
Outsourcing
På én gang kan du komme til at leve op til den nye bogføringslov og oven i købet få forenklet virksomhedens bogholderi og økonomistyring. Løsningen er at outsource hele eller dele af bogholderiet, lønadministrationen, moms, øvrige indberetninger til skattestyrelsen, hjælp til årsregnskabet mv. til Beierholm.
Beierholm Outsourcing er din fleksible økonomifunktion, som naturligvis skræddersys efter dine behov. Løsningen er baseret på vores digitale univers, Beierholm BeJour, der er en digital platform, som - ud over at leve op til den nye bogføringslov - også effektiviserer og forenkler processer og giver dig en bedre rapportering af økonomiske nøgletal.
Her kan du læse mere om Outsourcing.
Kontakt os
Uanset om du har brug for rådgivning og sparring, eller om du er interesseret i at høre mere om Beierholm Outsourcing, så kan du kontakte din Beierholm revisor her.
Du er også velkommen til at indsende kontaktformularen eller kontakte en af vores specialister nedenfor for en uforpligtende snak om udvikling og optimering af din økonomifunktion.
Nyheder og artikler om ny bogføringslov