Digital outsourcing hos Beierholm
- Med digitale kvitteringer opnår vi større sikkerhed for digital dokumentation, og kunden minimerer tidsforbruget ved at håndtere bilag i én og samme proces uden at skulle lave rejseafregninger og lignende, siger Torben Møller Madsen.
Fakta
I 2019 blev den amerikanske virksomhed Work & Co kunde hos Beierholm i Aarhus. Virksomheden havde året forinden etableret en afdeling i Danmark, som voksede markant. I løbet af 2019 gik afdelingen fra én til mange ansatte, og væksten fortsætter.
Work & Co designer og udvikler digitale løsninger til meget store kunder verden over.
Work & Co's regnskaber bliver revideret af en stor, international revisionsvirksomhed, men i den danske afdeling har man valgt at placere løn og bogføring hos Beierholm i Aarhus.
- Det startede med, at vi tilbød Work & Co at lave løn for dem. Derefter tilbød vi en digital løsning på deres bogholderi, så de havde funktionerne samlet et sted, fortæller sektionschef Torben Møller Madsen, der blandt andet har ansvaret for outsourcing og digital udvikling hos Beierholm i Aarhus.
Matcher moderselskabet
Bogføringen for Work & Co varetages i et ERP-system, som er en del af Beierholms digitale univers, og kundens fakturagodkendelse foregår i et godkendelsesflow, der nu er gjort yderligere digitalt.
Kontoplanen er sat op i en standardkontoplan i Beierholms digitale univers, mens rapporteringen til det amerikanske moderselskab sker via ERP-systemets indbyggede konverteringsværktøj.
Engelske lønsedler
Work & Co har engelsk som virksomhedssprog, og flere medarbejdere i Danmark er udlændinge, der blandt andet arbejder på forskerordningen. Derfor er der behov for en engelsksproget lønseddel, og af den grund har man hos Beierholm i Aarhus valgt at udarbejde lønsedlerne i Pento.
Ligesom andre lønprogrammer afregner Pento nettoløn, A-skat og am-bidrag, og så kan systemet altså levere lønsedler på engelsk, hvis man ønsker det. Work & Co har også adgang til Pento, hvor virksomheden godkender lønnen.
Arbejdet i lønprogrammet Pento foregår manuelt, men næste skridt er at udvikle en digital løsning.
Hos Beierholm står man også for at oprette medarbejdernes pensionsordninger. Det har Beierholm digital adgang til hos pensionsselskabet.
Læs også: Outsourcing af løn
Digitale perspektiver
Sektionschef Torben Møller Madsen fortæller, at Beierholm har oprettet Work & Co i Corpay One, der er et digitalt fakturagodkendelses- og betalingsværktøj.
- Når kunden har godkendt fakturaen, overfører Corpay One den til ERP-systemet i Beierholms digitale univers. På forfaldsdatoen eksekverer Corpay One betalingen i banken og sender transaktionen tilbage til ERP-systemet, forklarer Torben Møller Madsen.
- Det betyder, at vi ikke længere skal trække betalingslister manuelt. Transaktionerne er allerede indlæst i ERP-systemet, og vi vil derfor ikke skulle tilgå data så ofte, som det er tilfældet i dag, siger han.
Derudover er kunden oprettet i PLEO, der er et digitalt værktøj til håndtering af betalingskort og kvitteringer. Det betyder, at alle bilag kan håndteres digitalt.
- Med digitale kvitteringer opnår vi større sikkerhed for digital dokumentation, og kunden minimerer tidsforbruget ved at håndtere bilag i én og samme proces uden at skulle lave rejseafregninger og lignende, siger Torben Møller Madsen.
Kunden udtaler: - The nature and the structure of our business – global, digital native staff, lean management and operations – requires that we work digitally with all of our partners to the greatest extent possible. Our setup with Beierholm has gotten better and better with the addition of each digital tool and each iteration of our working process – helping us fulfill all of our Danish legal requirements and US GAP reporting requirements with minimal friction.
Læs også: Outsourcing af bogholderi
Our setup with Beierholm has gotten better and better with the addition of each digital tool and each iteration of our working process.
Udfordring
Work & Co oplevede stor vækst i deres afdeling i Danmark. Der var brug for hjælp til lønadministrationen. Der skulle laves engelsksprogede lønsedler. Rapporteringen skulle foregå til det amerikanske moderselskab. Transaktioner og data skulle køre gnidningsfrit ifølge gældende regler over landegrænserne Der opstod behov for at optimere tidskrævende processer.
Løsning
Lønnen blev outsourcet til Beierholm. En løsning med Pento blev valgt til lønsedlerne. Beierholm overtog bogføringen med en digital løsning. Til digital fakturagodkendelses- og betalingsværktøj valgte man Corpay One. Kunden blev oprettet i PLEO til digital håndtering af betalingskort og kvitteringer.
Resultat
Omdrejningspunktet er ERP-systemet i Beierholms digitale univers. Løn og bogføring er samlet et sted. Den danske standardkontoplan er matchet med moderselskabets rapporteringsbehov i kundens kontoplan. ERP-systemets kontoskema anvendes som bro. Ingen manuelle betalingslister. Digitale kvitteringer; større sikkerhed for digital dokumentation. Alt i alt stor tidsbesparelse, formindsket risiko for fejl og mange smarte løsninger. Og flere er på vej.