Lej en kontorrobot

- og få mere tid til at skabe værdi i din virksomhed


Du behøver hverken sige ”godmorgen” eller ”kom godt hjem” til din kontorrobot, for den er i virkeligheden bare et stykke software, der efterligner den menneskelig hånd.

Kontorrobotter er en teknologi, der for alvor er blevet moden, og som mange mindre og mellemstore virksomheder kan få stor glæde af at implementere. Ved at lade kontorrobotten udføre de trivielle, administrative rutiner bliver der frigjort dyrebar tid til vigtigere opgaver.

Automatisering med kontorrobotter er en ydelse, som Beierholm tilbyder. Ydelsen er baseret på markedsledende teknologi, og vi har valgt et setup, hvor vores kunder kan deles om en robot og dermed nøjes med at betale for de processer, der automatiseres. Det er en løsning, der giver stor fleksibilitet.
 

Hvad er en kontorrobot?

En kontorrobot er et lille program, der kan overtage musen og udføre de opgaver, som et menneske udfører på computeren. Robotten arbejder med de samme programmer, dokumenter og data, som virksomheden allerede anvender.

Kontorrobotten kan arbejde på tværs af mange IT-systemer. Den kan hente og modtage data for eksempel via web, e-mail SMS eller e-boks. Den kan gemme, behandle og sammenligne data, og den kan levere data til kunder, leverandører og myndigheder. Det gælder for eksempel indberetning af moms via skat.dk.

Kontorrobotten arbejder typisk 7 til 10 gange hurtigere end et menneske, og den kan arbejde i døgndrift året rundt uden at blive hverken træt eller syg.

Kontorrobotter omtales også som RPA – Robotic Process Automation – en robot, der automatiserer processer.

 

Hvor skal den bruges?

Populært sagt er kontorrobotter relevante i situationer, hvor mennesker i dag agerer robotter, og hvor det var bedre, at det var omvendt.

Kontorrobotten skal bruges i de arbejdsprocesser, hvor der tastes og klikkes i stor stil. Typisk er det i situationer, hvor medarbejderen skal holde tungen lige i munden, fordi der skal aflæses eller indtastes en masse forskellige data fra forskellige kilder. Her kan der være fare for, at brugeren stirrer sig blind, mister overblikket eller laver fejl.

Kontorrobotten kan også anvendes, hvor der sker overvågning af data, og hvor der skal udføres bestemte handlinger, hvis givne dataværdier når et vist niveau.

Endelig finder robotterne anvendelse i forbindelse med ufleksibelt IT. Det vil sige, hvor det er dyrt og besværligt at bygge gode IT-integrationer mellem systemerne. Her kan kontorrobotter være en hurtig, nemmere og billigere løsning.

Generelt egner kontorrobotter sig bedst til at automatisere regelbaserede og forudsigelige processer, der gentages ofte. Derudover egner robotterne sig til at automatisere processer med et højt tidsforbrug. Det kan være processer, hvor der for eksempel indgår mange forskellige programmer og dokumenter, der skal åbnes, og hvor data skal aflæses eller indtastes, inden der lukkes igen.
 

Hvor bor kontorrobotten?

Som regel bor kontorrobotten i skyen og tilgår virksomhedens systemer via web. Men kontorrobotten kan også bo på en server i virksomheden og tilgå dens systemer direkte. Det er for eksempel relevant, hvis der er tale om sikkerhedskritiske eller ældre systemer, der ikke har adgang til internettet.

Hvor er gevinsten?

Mange virksomheder kan opnå store besparelser ved at anvende kontorrobotter. Ofte er det de reducerede lønomkostninger, der er hovedgevinsten, og dertil kommer øget effektivitet og nye arbejdsgange. Medarbejdere, der hidtil har varetaget det manuelle arbejde, er nu frigjorte til at udføre mere værdiskabende arbejde.

 

Kom godt i gang!

Det er let at komme i gang med kontorrobotter. Første skridt er at tage fat i din kontaktrevisor eller Rådgivning og salg hos Beierholm. Herefter kan processen se således ud:

  1. Vi tager indledningsvis en dialog om muligheder og tilgang til opgaven.
  2. Vi afdækker de nuværende processer og automatiseringspotentialet i din virksomhed.
  3. Kodning af kontorrobot.
  4. Implementering af kontorrobot. Din virksomhed skal ikke have nye systemer. Robotten bruger de systemer, som I allerede anvender.

Der betales for implementering af robotten og derefter et løbende abonnement, der omfatter support og monitorering.

Vi glæder os til at fortælle om din virksomheds muligheder og gevinster med kontorrobotter.

 

Eller ring til:

Christian Rasmussen
Rådgivnings- og salgschef
Direkte tel. +45 96 34 79 12

Steen Søgaard Rasmussen
Chef, forretningsudvikling
Direkte tel. +45 96 34 78 17
 

Det kan godt være en mental udfordring at skulle flytte arbejdsopgaver fra en betroet medarbejder til en kontorrobot. Kan man stole på, at robotten udfører alle dens opgaver, og kan man være sikker på, at de bliver løst korrekt?

Svaret er ja. Robotten udfører de opgaver, som den er blevet kodet til at udføre, og den laver ingen fejl.

De fleste virksomheder har allerede valgt at lægge dele af deres drift over på digitale platforme, og implementering af kontorrobotter er blot endnu et skridt i den retning.

Alligevel kan der være brug for tryghed i processen. Derfor tager vi som det første vores kunder med gennem et pilotprojekt, hvor vi afprøver og synliggør, hvor nem og effektiv en kontorrobot vil være i kundens virksomhed.
 

Tre eksempler på anvendelse af kontorrobotter

En bilforhandler har taget en bil i bytte, og før han kan sælge den videre, skal han udføre en række administrative opgaver. Han skal blandt andet modtage bilens registreringsattest, oprette bilen i økonomisystemet og oprette den i salgssystemet.

Bilforhandleren starter med at skanne registreringsattesten med sin mobiltelefon og sende den pr. e-mail til kontorrobotten. Robotten opretter bilen i forhandlerens økonomisystem og derefter i salgssystemet, og bilen er nu klar til videresalg.

En HR-chef har netop afsluttet et ansættelsesforløb med en ny medarbejder. Inden medarbejderen starter i virksomheden, skal en række ting være klar.

HR-chefen skal blandt andet fotografere den nye medarbejder, bestille et ID/adgangskort, sende person- og bankdata til lønafdelingen samt give IT besked om at oprette brugernavn og adgangskoder.

HR-chefen starter med at fotografere og modtage data om den nye medarbejder, hvorefter det hele sendes pr. e-mail til kontorrobotten. Robotten opretter automatisk medarbejderen i lønsystemet, bestiller et adgangskort og sørger for, at medarbejderen kan få adgang til virksomhedens IT-systemer.

Den nye medarbejder er nu klar til sin første arbejdsdag.

En kundeekspedient har fået en ordre fra en ny kunde, der gerne vil købe på konto med kredit. Derfor skal ekspedienten blandt andet udføre et kredittjek på kunden, sikre at kunden tegner en forsikring imod tab og oprette kunden både i virksomhedens økonomisystem og i webshop-systemet.

Når kundeekspedienten har modtaget den nye kundes ansøgning om kontooprettelse sendes den pr. e-mail til kontorrobotten. Robotten laver et kredittjek og opretter en kreditforsikring på kunden.

Hvis kunden er kreditværdig og har accepteret forsikringsbetingelserne fortsætter kontorrobotten med at oprette kunden både i økonomisystemet og i webshop-systemet.

Kunden er nu klar til at handle.