Digitalisering med Beierholm skal gøre solid entreprenør-forretning endnu bedre

Digitalisering i entreprenørselskabet Otto Chrestensen A/S 

  • Mange manuelle processer
  • Håndskrevne arbejdssedler
  • Indtastning af timer og materialer
  • Timer indtastes endnu en gang ved lønkørsel
  • Egen server – og sårbar over for hackerangreb
  • Fysiske bilag og arkivering
  • Styring af vedligeholdelse af maskinpark
  • Ledelsesrapportering er ikke datadrevet

Entreprenørfirmaet Otto Chrestensen A/S i Gram er en god og solid forretning – opbygget over generationer. 

Direktør Jesper Chrestensen er fjerde generation i spidsen for virksomheden.

- Vores vision er kort sagt, at vi vil være konkurrencedygtige og leve op til det, vi lover vores kunder. Vi har ikke nogen vision skrevet ned på papir. Grundlæggende handler det om, at vi er en god forretning – for vores kunder og for os selv, siger han. 

Derfor er det også helt konkrete udfordringer, der har ført til, at Otto Chrestensen netop i disse måneder er godt i gang med en digitalisering af hele økonomifunktionen sammen med Beierholm. 

Beierholm BeJour tilpasses helt til vores virksomhed

- Vi går meget praktisk til alting. At vi går i gang med digitalisering, skyldes primært, at vores gamle økonomisystem ikke længere bliver opdateret. Og så ved man jo, at sikkerheden ikke er optimal. Det er ikke holdbart i en tid, hvor hackere og andre truer vores forretning. Så var vi nødt til at overveje, hvad der skulle til i stedet. Og når vi er i gang med det, skal vi selvfølgelig også overveje, hvordan vi får det system, der bedst kan understøtte vores kerneforretning

- Derfor lyttede vi, da Beierholm i forbindelse med vores løbende samarbejde fortalte, at de med Beierholm BeJour faktisk have en digital løsning, der kunne tilpasses helt til vores virksomhed – og samtidig hjælpe os med at optimere flere af de manuelle arbejdsprocesser, vi har været vant til altid, fortæller Jesper Chrestensen. 

Afdækker behov og ambitioner, sætter pris på alle ydelser før start 

Inden det kom så langt, har entreprenørfirmaet sammen med den daglige rådgiver, statsautoriseret revisor Søren L. Mikkelsen fra Beierholm i Haderslev, afdækket de konkrete behov og ønsker, som Otto Chrestensen A/S har i forbindelse med digitaliseringen af økonomifunktionen. Det sker gennem en workshop, som en af Beierholms specialister faciliterer.

Laver 360 graders gennemsyn af virksomheden 

- Vi laver simpelthen en 360 graders-vurdering af virksomheden, hvor vi sammen afdækker økonomiprocesser og processer i hverdagen, som virksomheden gerne vil have kigget på. Og så involverer vi de tredjepartsleverandører, der skal få Beierholm BeJour til at matche lige præcis det, kunden ønsker. Og først når vi har kravspecifikationen på plads sammen med kunden, og vi har sat pris på, går vi i gang, siger Steen Søgaard Rasmussen, statsaut. revisor og specialist i Rådgivning & Salg. 

Elektronisk tidsregistrering, digital godkendelse af arbejdssedler 

Sammen har Otto Chrestensen A/S og Beierholm fundet frem til en løsning, der digitaliserer selve økonomifunktionen i entreprenørfirmaet. Herunder elektronisk bilagsflow, godkendelse og bogføring. I løbet af foråret indføres så digitalisering af en række andre arbejdsprocesser. 

- Vi får en elektronisk tidsregistrering via mobil eller tablet, der bliver digital godkendelse af arbejdssedler, så vi slipper for, at vores administrative medarbejdere skal registrere manuelt to gange. Både ved tidsregistrering og ved lønudbetaling, fortæller Jesper Chrestensen. Når den aftalte digitalisering er gennemført, vil ca. 70 procent af økonomifunktionen være digital. 


Glæder sig til nye funktionaliteter - og en styrket kerneforretning 

Direktøren er tilfreds med en grundig proces, der forventeligt kaster gode resultater af sig. 

- Vi er i den meget spæde start lige nu. Men vi har fået den rådgivning, vi havde brug for, da vi stod og manglede et fremtidssikret økonomisystem. Og vi ser frem til at tage de mange nye funktionaliteter i brug. Jeg forventer, at vi får et større overblik over vores økonomi, over vores drift og over vores opgaver. Vi skal have en nemmere hverdag og et større overblik.

- Min forventning er, at vi kan frigøre en del tid hos vores administrative ansatte, så de kan koncentrere sig om nogle andre ting, som vi ikke når i dag. Det glæder jeg mig til, siger Jesper Chrestensen – og understreger, at det absolut ikke ligger i kortene, at der skal ske fyringer i administrationen. 

- Vi har en rigtig sund kerneforretning. Og den forventer jeg kun bliver endnu bedre og større, siger direktøren i Otto Chrestensen A/S. 

OTTO CHRESTENSEN A/S – entreprenørfirma i fjerde generation

Entreprenørfirmaet Otto Chrestensen A/S i Gram har eksisteret i mere end tre generationer. Direktør Jesper Chrestensen er fjerde generation i spidsen for virksomheden. Der er 45 ansatte, heraf otte i administrative funktioner. I dag arbejder firmaet primært for kommuner og forsyningsselskaber med kloakering, byggemodninger og meget andet. Derudover har Otto Chrestensen A/S specialiseret sig i naturgenopretning for både offentlige bygherrer og fonde. 

Udfordring

  • Mange manuelle processer
  • Håndskrevne arbejdssedler
  • Indtastning af timer og materialer
  • Timer indtastes endnu en gang ved lønkørsel
  • Egen server – og sårbar over for hackerangreb
  • Fysiske bilag og arkivering
  • Manger styring af vedligeholdelse af maskinpark
  • Ledelsesrapportering er ikke datadrevet.

Løsning

Ønsker at arbejde mere digitalt og datadrevet

  • Digitale processer
  • Elektronisk tidsregistrering via mobil og tablets
  • Digital godkendelse af arbejdssedler
  • Timer overføres videre til lønkørsel
  • Alle programmer i skyen
  • Beskyttelse mod hackere
  • Elektronisk bilagsflow, godkendelse og bogføring
  • Styring af vedligehold på maskinpark
  • Bedre styr på økonomi og ledelsesrapportering

Resultat

Elektronisk tidsregistrering, digital godkendelse af arbejdssedler 

Sammen har Otto Chrestensen A/S og Beierholm fundet frem til en løsning, der digitaliserer selve økonomifunktionen i entreprenørfirmaet, herunder elektronisk bilagsflow, godkendelse og bogføring. I løbet af foråret indføres så digitalisering af en række andre arbejdsprocesser. 

Vil du vide mere om Beierholms tilgang til digitalisering? 

Book et uforpligtende møde med os.

Hvad kan vi hjælpe med?