Er du klar til bogføringslovens krav?

 

Lovens krav til virksomhederne

  • Krav om digital bogføring (regnskabsår, der begynder den 1. juli 2024 eller senere)
  • Krav om digital opbevaring af bogføring og bilag (regnskabsår, der begynder den 1. juli 2024 eller senere)
  • Krav om, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af bogføring og bilag, som skal opbevares på betryggende vis (regnskabsår, der begynder den 1. juli 2024 eller senere)
  • Virksomheder, der er omfattet af kravene om digital bogføring og opbevaring, skal udarbejde en beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Erhvervsstyrelsen har offentliggjort denne skabelon med tilhørende vejledning, hvis primære formål er at hjælpe mindre virksomheder med at lave en korrekt beskrivelse af deres procedurer for bogføring. Beskrivelsen skal foreligge ved starten af regnskabsår, der starter den 2. oktober 2022 eller senere. For virksomheder med kalenderåret som regnskabsår skal beskrivelsen således foreligge den 1. januar 2023. 
Beierholm-digitalisering-af-bogholderiet.jpg

 

Krav om afstemninger

Kravet er gældende fra 1. juli 2022

  • Det præciseres, at virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Dette skal ske senest ved udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger. Det er således ikke tilstrækkeligt kun at udarbejde afstemninger i forbindelse med årsafslutning, hvis virksomheden f.eks. er momsregistreret.
  • De konkrete afstemninger vil afhænge af typen af indberetning/angivelse samt virksomhedens forhold. Generelt er det et krav, at bogholderiet er ajourført forud for indberetninger, herunder at bankkonti er afstemt og debitorer/kreditorer er opgjort.
  • Der er ingen definition på eller formkrav til afstemningerne, men det er nærliggende at tage udgangspunkt i de afstemninger/arbejdspapirer, som blev udarbejdet i forbindelse med senest aflagte årsrapport.
Beierholm-ny-bogfoeringslov.jpg

 

Kontrol og sanktioner  

  • Med den nye bogføringslov styrkes Erhvervsstyrelsens kontrolmuligheder overfor nye virksomheder samt virksomheder, der har fravalgt revision. Overtrædelse af specifikke bestemmelser kan straffes med bøde. Konstateres overtrædelser af bogføringsloven, som ikke omfatter de strafbelagte bestemmelser, kan Erhvervsstyrelsen:
  1. Påbyde, at en fejl rettes, eller
  2. Påbyde, at en overtrædelse bringes til ophør, og at virksomheden bekræfter dette ved en erklæring afgivet af en godkendt revisor.
  • Hvis virksomheden ikke efterkommer Erhvervsstyrelsens påbud om at rette en fejl eller om at bringe en overtrædelse til ophør, kan virksomheden straffes med bøde, og ultimativt kan Erhvervsstyrelsen anmode skifteretten om at opløse virksomheden.
  • Ved overtrædelse af bogføringsloven risikerer store virksomheder at blive idømt bøder på op til kr. 1.500.000. Udmåling af bøder afhænger dels af virksomhedens størrelse, samt hvor omfattende overtrædelsen er.
Beierholm - Tjekliste.png
 

Løsninger på krav om digitalisering

Beierholm anbefaler, at alle virksomheder sætter sig ind i hovedindholdet af den nye lov. Det giver mulighed for at vurdere behovet for nødvendige ændringer til bogføringssystem eller bogføringsprocedurer i god tid, da skift eller opgradering af bogføringssystem kan være tids- og ressourcekrævende. 

 

Løsningsmæssigt er der to veje at gå:

Rådgivning og sparring

Du kan altid få rådgivning og sparring om bogføringsloven hos din Beierholm-revisor. Vores specialister står også til din rådighed, hvis din virksomhed ikke passer i en standardløsning, eller hvis du for eksempel står over for at skulle skifte ERP-system.

Når man alligevel skal til at ændre i systemer og procedurer, er det en god ide, at man sammen med sin rådgiver evaluerer sin økonomistyring, så man høster alle digitaliseringensgevinster, når man er i gang.

 

Her kan du læse mere om Beierholms tilgang til intelligent økonomistyring.

 

Outsourcing

På én gang kan du komme til at leve op til den nye bogføringslov og oven i købet få forenklet virksomhedens bogholderi og økonomistyring. Løsningen er at outsource hele eller dele af bogholderiet, lønadministrationen, moms, øvrige indberetninger til skattestyrelsen, hjælp til årsregnskabet mv. til Beierholm.

Beierholm Outsourcing er din fleksible økonomifunktion, skræddersyet efter dine behov. Løsningen er baseret på vores digitale univers, Beierholm BeJour, der er en digital platform, som - ud over at leve op til den nye bogføringslov - også effektiviserer og forenkler processer og giver dig en bedre rapportering af økonomiske nøgletal.

Her kan du læse mere om Outsourcing.

 

Kontakt os

Uanset om du har brug for rådgivning og sparring, eller om du er interesseret i at høre mere om Beierholm Outsourcing, så kontakt din Beierholm revisor her.

Du er også velkommen til at kontakte en af vores specialister nedenfor for en uforpligtende snak om udvikling og optimering af din økonomifunktion.

 

Q&A om ny bogføringslov

Bogføringsloven indeholder reglerne for, hvordan bogføringspligtige virksomheder skal tilrettelægge deres bogføring, herunder hvilket regnskabsmateriale virksomhederne skal opbevare, hvordan det skal opbevares samt hvor længe, det skal opbevares. På retsinformation.dk kan du finde bogføringsloven - klik her

Alle erhvervsdrivende virksomheder, uanset ejer- eller hæftelsesforhold, etableret i Danmark samt erhvervsaktiviteter, der udøves i Danmark af udenlandske virksomheder (filialer), omfattes af den nye lov.

De mindste virksomheder, som både har personlig hæftelse og en årlig omsætning på under kr. 300.000, dvs. personlige virksomheder og visse I/S’er og K/S’er m.v., er dog undtaget for kravene om digital bogføring og opbevaring.

Ja. Folketinget vedtog den nye bogføringslov den 19. maj 2022. Loven indeholder dog ikke de fuldstændige fremtidige regler for bogføring endnu, da den indeholder en række bemyndigelser til Erhvervsstyrelsen om at fastlægge nærmere regler i bekendtgørelser. Disse bekendtgørelser forventes udstedt i årene 2022-2026. 

Bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyntagen til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Desuden skal transaktioner registreres i bogføring nøjagtigt og snarest muligt.

Det betyder, at kravene til bogføringen i en stor virksomhed typisk er mere omfattende end kravene til en mindre virksomhed. Eksempelvis er den store virksomhed med mange daglige transaktioner nødsaget til at bogføre sine transaktioner oftere end den lille virksomhed med få, eller ingen, daglige transaktioner. Hertil står det anført i bemærkningerne til loven, at en virksomhed, der har flere hundrede eller flere tusinde daglige transaktioner, bør registrere disse inden for ganske få dage for at sikre, at der løbende foreligger en korrekt og fyldestgørende bogføring. Mindre virksomheder med få transaktioner skal senest bogføre forud for indberetninger til offentlige myndigheder (eksempelvis moms).

Fremadrettet bliver det lovkrav for mange virksomheder at opbevare bilag i et digitalt bogføringssystem. Kravene til brug af digitale bogføringssystemer bliver indført løbende over en årrække og vil tidligst gælde fra den 1. januar 2024 for virksomheder i regnskabs-klasserne B-D og fra d. 1. januar 2026 for virksomheder i regnskabsklasse A.

I afsnittet ”Er jeg omfattet af de nye regler i bogføringsloven?” kan du se, om din virksomhed bliver omfattet af kravet om brug af digitale bogføringssystemer.

Virksomheder har efter bogføringsloven pligt til at sikre, at bogføringen kan dokumenteres med bilag og indeholder henvisning hertil. Bilag skal gøre det muligt at konstatere, om alle transaktioner bogføres i den rigtige periode og med det rigtige beløb. Bilag skal således tydeligt angive transaktionsdato og beløb. Yderligere krav til bilag findes i blandt andet skatte- og momslovgivningen.

”God bogføringsskik” var et begreb i den tidligere bogføringslov, som nu er erstattet med en bestemmelse om, at bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyntagen til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.

Den nye bestemmelse er ikke ment som en materiel ændring, men blot en præcisering af, hvilke faktorer en virksomhed kan og skal tage hensyn til, når den tilrettelægger og udfører sin bogføring.

En kvittering, eller en kassebon, er en meget forsimplet udgave af en faktura, som kan anvendes af virksomheder, der kun eller i overvejende grad sælger til private forbrugere, som erstatning for fakturaer.

Virksomheder skal opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. F.eks. kan regnskabsmaterialet vedrørende regnskabsåret 01.01.22 – 31.12.22 således bortskaffes den 01.01.28.

Begrebet ”betryggende vis” indebærer, at virksomheden skal gøre, hvad der må anses som rimeligt for at sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl eller misbrug.

Den nye bogføringslov vil som udgangspunkt have størst påvirkning for de virksomheder, der i dag ikke benytter digitale bogføringssystemer til bogføring og opbevaring af bilag, og som nu bliver omfattet af krav om netop dette. For virksomheder, der bliver underlagt krav om brug af digitale bogføringssystemer, indføres der endvidere krav om at udarbejde en beskrivelse af virksomhedens procedurer for bogføring samt procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale med angivelse af de ansvarlige medarbejdere.

Desuden indeholder den nye bogføringslov krav om at foretage nødvendige afstemninger i forbindelse med lovpligtige indberetninger og angivelser af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Et eksempel herpå kan være en momsafstemning og -sandsynliggørelse i forbindelse med angivelse af moms. Dette krav er gældende for alle virksomheder, der omfattes af bogføringsloven.

Almindelige fakturaer skal opbevares i 5 år, uanset om det vedrører køb eller et salg. En kvittering, eller en kassebon, er en meget forsimplet udgave af en faktura, som kan anvendes af virksomheder, der kun eller i overvejende grad sælger til private forbrugere, som erstatning for fakturaer.

Detailvirksomheders kassestrimler og tilsvarende interne bilag er undtaget fra kravet om opbevaring i 5 år. Disse er underlagt særlige bestemmelser i anden lovgivning, og skal således kun opbevares i 1 år fra tidspunktet fra underskrivelsen af årsregnskabet.

Hvis foreningen er omfattet af reglerne i bogføringsloven, skal regnskabet opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, regnskabet vedrører.