Den nye bogføringslov giver både udfordringer og muligheder

Selvom den nye lov er et digitaliseringskrav, som bliver pålagt virksomhederne, er der også krav til processer og procedurer. Og hvis man gør det rigtigt, følger der en række gevinster med, som styrker økonomifunktionen og giver ledelsen et bedre overblik.

Derfor er det Beierholms anbefaling, at man sætter sig grundigt ind i de nye regler og søger rådgivning om, hvordan, men også høster effektiviseringsgevinsterne, forenkler arbejdsgangene og opnår et bedre og mere effektiv økonomifunktion.

 

Beierholm ved skrivebordet bilag.jpg

Formålet med den nye bogføringslov

Det overordnede politiske formål med loven er at lette virksomhedernes administration gennem digitalisering og automatisering af bogføringen. Det er tanken, at manuelle arbejdsgange reduceres, og det gøres nemmere at foretage de mange indberetninger til offentlige myndigheder.

Endvidere er det formålet at effektivisere myndighedernes kontrol med bogføringen, så det gøres lettere at gribe ind overfor skatteunddragelse og anden økonomisk kriminalitet.

Erhvervsstyrelsen vurderer, at kravene i den nye bogføringslov vil medføre årlige besparelser på ca. DKK 2,9 mia. for danske virksomheder.

Det er Beierholms vurdering, at der utvivlsomt er samfundsmæssige gevinster ved øget digitalisering, og på længere sigt også omkostningsbesparelser for mange virksomheder. Det er dog også klart, at tilpasning til de nye bogføringskrav på kort sigt vil medføre en forøgelse af de administrative byrder og øgede omkostninger til omlægning af bogføringssystemer og -processer.

Ikrafttræden over flere år

Den nye bogføringslov forventes at træde i kraft allerede den 1. juli 2022. De væsentlige bestemmelser om brug af digitale bogføringssystemer og kravene hertil indføres dog over en årrække for at sikre tid til at udarbejde de præcise krav til bogføringssystemerne og for at sikre udbyderne tid til at udvikle nødvendige nye funktioner.

Der er således tid for alle virksomheder til at sikre overholdelsen af de nye regler inden ikrafttræden. De endelige regler og ikrafttræden kendes først, når loven er vedtaget, og de mere detaljerede regler til digital bogføring kendes først, når Erhvervsstyrelsen offentliggør nærmere herom.

Virksomheder omfattet af den nye bogføringslov

Alle erhvervsdrivende virksomheder uanset ejer- eller hæftelsesforhold etableret i Danmark samt erhvervsaktiviteter, der udøves i Danmark af udenlandske virksomheder (filialer), omfattes af den nye lov.

De mindste virksomheder, som både har personlig hæftelse og en årlig omsætning på under DKK 300.000, dvs. personlige virksomheder og visse I/S’er og K/S’er m.v. samt danske filialer af udenlandske virksomheder er dog undtaget for kravene om digital bogføring og opbevaring. For disse virksomheder kan bogføring fortsætte som i dag, og opbevaring af bogføring og bilag kan fortsat ske på papir.

 

Beierholm kontakt.jpg

Hovedindholdet af den nye bogføringslov

Fra 1. juli 2022:

  • Virksomheder skal udarbejde en beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale, herunder hvilke medarbejdere der er ansvarlige for bogføring og opbevaring.
  • Det præciseres, at virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Dette skal ske senest ved udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger.
  • Definitionen på regnskabsmateriale udvides til også at omfatte dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporten. Regnskabsmateriale skal fortsat opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Der er ikke krav om opbevaring af materialet i Danmark.
  • Ved ophør af bogføringspligten skal den senest fungerende ledelse fortsat sørge for betryggende opbevaring af regnskabsmaterialet. Ved skift i ledelsen har den fratrædende ledelse pligt til at overføre regnskabsmaterialet til den nye ledelse.
  • Styrkelse af Erhvervsstyrelsens kontrolmuligheder gennem risikobaseret bogføringskontrol målrettet nye virksomheder og virksomheder, der har fravalgt revision.
  • Forhøjede bødesatser med bøder på op til DKK 1,5 mio. for virksomheder med en nettoomsætning på over DKK 100 mio. ved omfattende overtrædelser af reglerne om bogføring og opbevaring af regnskabsmaterialet. Virksomheder med en nettoomsætning på under DKK 10 mio. kan pålægges bøder på op til DKK 250.000.
  • Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at opløse en virksomhed (tvangsopløsning), hvis den undlader at indsende oplysninger eller undlader at efterkomme et påbud om at rette fejl eller ophøre med at overtræde bogføringsloven.

Fra 1. januar 2024 (regnskabsklasse A dog først fra 1. januar 2026):

  • Krav om, at der som udgangspunkt anvendes et digitalt bogføringssystem godkendt af Erhvervsstyrelsen. Egne specialtilpassede bogføringssystemer tillades, hvis det dokumenteres, at de lever op til samme krav som de af Erhvervsstyrelsen godkendte bogføringssystemer.
  • Krav om digital bogføring.
  • Krav om digital opbevaring af bogføring og bilag (andet regnskabsmateriale kan opbevares på papir).
  • Krav, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af bogføring og bilag, som skal opbevares på betryggende vis.

En række detaljerede regler er ikke fastlagt i loven, og ikrafttrædelsestidspunkt er ikke besluttet endnu, men Erhvervsstyrelsen/Erhvervsministeren bemyndiges til - på et senere tidspunkt - at fastsætte nærmere regler på en række områder, herunder: 

  • Kravene til digitale bogføringssystemer inkl. regler om anmeldelse og registrering.
  • Hvilke bilag, der mere præcist omfattes af den digitale opbevaringspligt.
  • Nærmere regler om offentligt modtagecenter gennem anvendelse af den fællesoffentlige digitale infrastruktur for udveksling af e-dokumenter. 
  • Nærmere regler om digital kommunikation, herunder anvendelse af bestemte it-systemer, særlige digitale formater og digitale signaturer.

Krav om digitale bogføringssystemer godkendt af Erhvervsstyrelsen

Fremover skal alle bogføringssystemer, der markedsføres i Danmark, anmeldes til og godkendes af Erhvervsstyrelsen. På nuværende tidspunkt forventes kravet om godkendte bogføringssystemer tidligst at gælde fra 1. januar 2024 for virksomheder i regnskabsklasse B, C og D (selskaber m.v.) samt fra 1. januar 2026 for virksomheder i regnskabsklasse A (personlige virksomheder m.v.). Følgende overordnede krav gælder for digitale bogføringssystemer:

  1. Understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.
  2. Opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag. 
  3. Understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

De nærmere krav til bogføringssystemerne fastsættes senere af Erhvervsstyrelsen. Det vil være muligt at anvende eget specialtilpasset bogføringssystem, hvis det kan dokumenteres, at det lever op til samme krav som de af Erhvervsstyrelsen godkendte bogføringssystemer.

De fleste leverandører af digitale bogføringssystemer i Danmark må forventes at tilpasse sig de nærmere krav fra Erhvervsstyrelsen, når de foreligger, så bogføringssystemerne kan godkendes, når kravene træder i kraft.

Næste skridt

I den kommende tid vil Beierholm løbende dele indsigter og anbefalinger til, hvordan man bedst muligt kommer til at leve op til de nye regler. Vi vil også bidrage med forslag til, hvordan man samtidig høster effektiviseringsgevinsterne og får opbygget en mere værdiskabende økonomifunktion. 

Hvis du har spørgsmål vedrørende den nye bogføringslov eller har en ambition om at komme tidligt i gang med digitaliseringen, er du naturligvis velkommen til at kontakte din revisor eller en af vores specialister.