Er du klar til digital bogføring fra 1. januar 2024?

Hvis din virksomhed opbevarer bogføring og bilag i papirformat eller ikke bogfører i et digitalt bogføringssystem, så skal du læse videre. Den nye bogføringslov vil fra den 1. januar 2024 kræve digital bogføring og digital opbevaring af bogføring og bilag. Kun de allermindste virksomheder bliver undtaget. Dertil kommer en skærpet kontrol med bogføringen fra Erhvervsstyrelsens side og markant forhøjede bøder for overtrædelser af bogføringsloven.

Hvad skal der gøres i 2022?

Vær også opmærksom på, at tre nye krav allerede er gældende pr. 1. juli 2022. 

Hvem er omfattet af den nye bogføringslov?

Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark er som udgangspunkt omfattet af den nye lov - uanset ejer- eller hæftelsesforhold. Dette gælder også erhvervsaktiviteter, der udøves i Danmark af udenlandske virksomheder (filialer).

De mindste virksomheder, som både har personlig hæftelse og en årlig omsætning på under kr. 300.000, dvs. personlige virksomheder og visse I/S’er og K/S’er m.v., er dog undtaget for kravene om digital bogføring og opbevaring. For disse mindste virksomheder kan opbevaring fortsat ske på papir. Se også Q&A om ny bogføringslov.

Beierholm-bogfoeringsloven-overblik.jpg

Lovens krav til virksomhederne

  • Krav om digital bogføring (regnskabsår, der begynder den 1. januar 2024 eller senere)
  • Krav om digital opbevaring af bogføring og bilag (regnskabsår, der begynder den 1. januar 2024 eller senere)
  • Krav om, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af bogføring og bilag, som skal opbevares på betryggende vis (regnskabsår, der begynder den 1. januar 2024 eller senere)
  • Virksomheder, der er omfattet af kravene om digital bogføring og opbevaring, skal udarbejde en beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Erhvervsstyrelsen påtænker at udarbejde en skabelon i efteråret 2022 for at hjælpe mindre virksomheder med korrekte procedurebeskrivelser. Erhvervsstyrelsen har oplyst, at kravet om procedurebeskrivelse ikke skal opfyldes, før regnskabsåret efter skabelonen er offentliggjort.
Beierholm-ny-bogfoeringslov.jpg

Præcisering af krav til virksomhederne

  • Det præciseres, at virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Dette skal ske senest ved udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger.
  • Herudover styrkes Erhvervsstyrelsens kontrolmuligheder over for nye virksomheder og for  virksomheder, der har fravalgt revision. Der vil også være forhøjede bødesatser for at bryde loven og mulighed for, at Erhvervsstyrelsen kan anmode skifteretten om at opløse en virksomhed (tvangsopløsning), hvis den undlader at indsende oplysninger eller undlader at efterkomme et påbud om at rette fejl eller ophører med at overtræde bogføringsloven. 
Se samlet indhold i den nye lov
Beierholm - scan bilag.jpg
 

Løsninger på krav om digitalisering

Beierholm anbefaler, at alle virksomheder sætter sig ind i hovedindholdet af den nye lov. Det giver mulighed for at vurdere behovet for nødvendige ændringer til bogføringssystem eller bogføringsprocedurer i god tid, da skift eller opgradering af bogføringssystem kan være tids- og ressourcekrævende. 

Læs også: Kort status på den nye bogføringslov

 

Beierholm-ny-bogfoeringslov.jpg

 

Løsningsmæssigt er der to veje at gå:

 

Rådgivning og sparring

Du kan altid få rådgivning og sparring om bogføringsloven hos din Beierholm-revisor. Vores specialister står også til din rådighed, hvis din virksomhed ikke passer i en standardløsning, eller hvis du for eksempel står over for at skulle skifte ERP-system.

Når man alligevel skal til at ændre i systemer og procedurer, er det en god ide, at man sammen med sin rådgiver evaluerer sin økonomistyring, så man høster alle digitaliseringensgevinster, når man er i gang.

 

Her kan du læse mere om Beierholms tilgang til intelligent økonomistyring.

 

Outsourcing

På én gang kan du komme til at leve op til den nye bogføringslov og oven i købet få forenklet virksomhedens bogholderi og økonomistyring. Løsningen er at outsource hele eller dele af bogholderiet, lønadministrationen, moms, øvrige indberetninger til skattestyrelsen, hjælp til årsregnskabet mv. til Beierholm.

Beierholm Outsourcing er din fleksible økonomifunktion, skræddersyet efter dine behov. Løsningen er baseret på vores digitale univers, Beierholm BeJour, der er en digital platform, som - ud over at leve op til den nye bogføringslov - også effektiviserer og forenkler processer og giver dig en bedre rapportering af økonomiske nøgletal.

Her kan du læse mere om Outsourcing.

 

Kontakt os

Uanset om du har brug for rådgivning og sparring, eller om du er interesseret i at høre mere om Beierholm Outsourcing, så kontakt din Beierholm revisor her.

Du er også velkommen til at kontakte en af vores specialister nedenfor for en uforpligtende snak om udvikling og optimering af din økonomifunktion.

 

Q&A om ny bogføringslov

Bogføringsloven indeholder reglerne for, hvordan bogføringspligtige virksomheder skal tilrettelægge deres bogføring, herunder hvilket regnskabsmateriale virksomhederne skal opbevare, hvordan det skal opbevares samt hvor længe, det skal opbevares. På retsinformation.dk kan du finde bogføringsloven - klik her

Alle erhvervsdrivende virksomheder, uanset ejer- eller hæftelsesforhold, etableret i Danmark samt erhvervsaktiviteter, der udøves i Danmark af udenlandske virksomheder (filialer), omfattes af den nye lov.

De mindste virksomheder, som både har personlig hæftelse og en årlig omsætning på under kr. 300.000, dvs. personlige virksomheder og visse I/S’er og K/S’er m.v., er dog undtaget for kravene om digital bogføring og opbevaring.

Ja. Folketinget vedtog den nye bogføringslov den 19. maj 2022. Loven indeholder dog ikke de fuldstændige fremtidige regler for bogføring endnu, da den indeholder en række bemyndigelser til Erhvervsstyrelsen om at fastlægge nærmere regler i bekendtgørelser. Disse bekendtgørelser forventes udstedt i årene 2022-2026. 

Bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyntagen til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Desuden skal transaktioner registreres i bogføring nøjagtigt og snarest muligt.

Det betyder, at kravene til bogføringen i en stor virksomhed typisk er mere omfattende end kravene til en mindre virksomhed. Eksempelvis er den store virksomhed med mange daglige transaktioner nødsaget til at bogføre sine transaktioner oftere end den lille virksomhed med få, eller ingen, daglige transaktioner. Hertil står det anført i bemærkningerne til loven, at en virksomhed, der har flere hundrede eller flere tusinde daglige transaktioner, bør registrere disse inden for ganske få dage for at sikre, at der løbende foreligger en korrekt og fyldestgørende bogføring. Mindre virksomheder med få transaktioner skal senest bogføre forud for indberetninger til offentlige myndigheder (eksempelvis moms).

Fremadrettet bliver det lovkrav for mange virksomheder at opbevare bilag i et digitalt bogføringssystem. Kravene til brug af digitale bogføringssystemer bliver indført løbende over en årrække og vil tidligst gælde fra den 1. januar 2024 for virksomheder i regnskabs-klasserne B-D og fra d. 1. januar 2026 for virksomheder i regnskabsklasse A.

I afsnittet ”Er jeg omfattet af de nye regler i bogføringsloven?” kan du se, om din virksomhed bliver omfattet af kravet om brug af digitale bogføringssystemer.

Virksomheder har efter bogføringsloven pligt til at sikre, at bogføringen kan dokumenteres med bilag og indeholder henvisning hertil. Bilag skal gøre det muligt at konstatere, om alle transaktioner bogføres i den rigtige periode og med det rigtige beløb. Bilag skal således tydeligt angive transaktionsdato og beløb. Yderligere krav til bilag findes i blandt andet skatte- og momslovgivningen.

”God bogføringsskik” var et begreb i den tidligere bogføringslov, som nu er erstattet med en bestemmelse om, at bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyntagen til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.

Den nye bestemmelse er ikke ment som en materiel ændring, men blot en præcisering af, hvilke faktorer en virksomhed kan og skal tage hensyn til, når den tilrettelægger og udfører sin bogføring.

En kvittering, eller en kassebon, er en meget forsimplet udgave af en faktura, som kan anvendes af virksomheder, der kun eller i overvejende grad sælger til private forbrugere, som erstatning for fakturaer.

Virksomheder skal opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. F.eks. kan regnskabsmaterialet vedrørende regnskabsåret 01.01.22 – 31.12.22 således bortskaffes den 01.01.28.

Begrebet ”betryggende vis” indebærer, at virksomheden skal gøre, hvad der må anses som rimeligt for at sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl eller misbrug.

Den nye bogføringslov vil som udgangspunkt have størst påvirkning for de virksomheder, der i dag ikke benytter digitale bogføringssystemer til bogføring og opbevaring af bilag, og som nu bliver omfattet af krav om netop dette. For virksomheder, der bliver underlagt krav om brug af digitale bogføringssystemer, indføres der endvidere krav om at udarbejde en beskrivelse af virksomhedens procedurer for bogføring samt procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale med angivelse af de ansvarlige medarbejdere.

Desuden indeholder den nye bogføringslov krav om at foretage nødvendige afstemninger i forbindelse med lovpligtige indberetninger og angivelser af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Et eksempel herpå kan være en momsafstemning og -sandsynliggørelse i forbindelse med angivelse af moms. Dette krav er gældende for alle virksomheder, der omfattes af bogføringsloven.

Almindelige fakturaer skal opbevares i 5 år, uanset om det vedrører køb eller et salg. En kvittering, eller en kassebon, er en meget forsimplet udgave af en faktura, som kan anvendes af virksomheder, der kun eller i overvejende grad sælger til private forbrugere, som erstatning for fakturaer.

Detailvirksomheders kassestrimler og tilsvarende interne bilag er undtaget fra kravet om opbevaring i 5 år. Disse er underlagt særlige bestemmelser i anden lovgivning, og skal således kun opbevares i 1 år fra tidspunktet fra underskrivelsen af årsregnskabet.

Hvis foreningen er omfattet af reglerne i bogføringsloven, skal regnskabet opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, regnskabet vedrører.