Er kontorrobotter fremtiden? Nej, de er nutiden
RPA-teknologi, softwarerobotter, kontorrobotter, digitale og virtuelle assistenter. Robotterne kommer, og de har også kurs mod økonomiafdelingen. Det lyder måske kompliceret, dyrt og lidt faretruende. Men faktisk er det ganske simpelt, og med al sandsynlighed vil en kontorrobot kunne gøre en positiv forskel i din virksomhed allerede nu.
Robotter er ikke noget nyt
Robotter har næsten altid været en del af vores liv. Omkring år 50 opfandt Heron af Alexandria verdens første salgsautomat, der doserede vievand, når man smed en mønt i. Og op gennem historien har tusindvis af mekaniske opfindelser gjort vores liv lidt lettere, vores arbejde lidt hurtigere, og vores mål lidt nemmere at nå.
I dag er målet for en moderne økonomiafdeling at udnytte digitale muligheder til at få bedre overblik, undgå fejl og bruge virksomhedens tal til at få dybere indsigt og træffe bedre fremadrettede beslutninger.
Her kan RPA-teknologi (Robotic Process Automation) hjælpe bogholdere, controllere og økonomichefer til at slippe for rutineopgaver, så der frigøres tid til at fokusere på den del af arbejdet, som kalder på evnen til at fortolke informationer og bruge dem til at skabe værdi i virksomheden.
Hvad er en kontorrobot?
Hvis du er vant til Word og Excel, kender du måske allerede kontorrobotter under navnet makroer. Med makrofunktionen kan du optage en sekvens af manøvrer (fx formatering af et dokument), der herefter kan eksekveres på andre dokumenter. Det er nemt og sparer tid.
Fordelen ved makroer er, at man er 100% sikker på, at den samme rutine gentages på alle dokumenter, fordi den kopierer dit arbejde til mindste detalje. Men til forskel fra dig forstår makroen ikke undtagelser. Så hvis der er rod i tingene og bare et enkelt tal står i en forkert kolonne, ja, så går makroen i stå.
Kontorrobotter fungerer ud fra samme logik, blot kan de meget mere end Office-pakkens makroer. De kan arbejde på tværs af systemer, åbne og lukke forskellige programmer, hente data ud, flytte og bearbejde dem. De gør det på et splitsekund, men er helt afhængige af, at arbejdsrutinen er ensartet fra gang til gang.
5 grunde til at anskaffe en kontorrobot nu
Standardiserede arbejdsrutiner med mange gentagelser er der ofte adskillige af i en økonomiafdeling, også i mindre virksomheder. Derfor er det typisk der, du med fordel kan sætte en robot til at løse opgaven. Du behøver ikke at have styr på samtlige processer for at gå i gang. Start hellere i det små med en enkelt rutineopgave og få en fornemmelse af, hvilken værdi det giver i form af bedre kvalitet og sparet tid.
Men det er ikke den eneste gode grund til at hyre en robot:
- Kontorrobotter er en skalerbar løsning, hvor du kan starte i det små og udvide efterhånden
- De kan arbejde på tværs af IT-systemer uden dyre integrationer
- De er fantastiske til opgaver med mange gentagelser
- De løser opgaven på en ensartet måde – 100% fejlfrit
- De er hurtige at implementere og billige at anskaffe og vedligeholde.
Læs også
Udforsk mulighederne. Vær nysgerrig, og klik dig videre.
Hvilke opgaver egner robotten sig til?
I denne artikel har vi beskrevet, at periodeafslutninger er et område, hvor der er mulighed for at frigøre tid og ressourcer ved at rydde op i tidskrævende og manuelle arbejdsgange. Det er typisk også her, kontorrobotter kan være bogholderens forlængede arm – ved netop at tage sig af opgaver, der rummer en høj grad af gentagelser.
Det kan også være relevant at lade en kontorrobot hjælpe med og effektivisere opgaver som:
- Rapportering, hvor bogholderen laver flere udtræk fra økonomisystemet og/eller andre systemer i forbindelse med en periodeafslutning, som f.eks. samles i Excel
- Lønindberetning på baggrund af timesedler, der indtastes manuelt
- Større afstemningsarbejder, hvor der trækkes data fra forskellige systemer (f.eks. bank-, moms- eller lønafstemning)
- Udarbejdelse af analyser med data fra forskellige kilder (f.eks. benchmarking)
- Rykkerprocedurer.
Er det ikke dyrt og tidskrævende at komme i gang?
Nej, og du kan gå i gang morgen, især hvis du starter i det små. Ved at tage en snak om, hvordan din virksomhed håndterer arbejdsopgaverne i dag, kan du hurtigt spore dig ind på, hvor du kan få gavn af RPA-teknologi – eller hvad der skal til for udnytte mulighederne.
Start med et uforpligtende møde
Beierholm tilbyder din virksomhed en ”startpakke”, hvor du får indblik i din virksomheds digitale parathed og potentiale. Kontorrobotter er nemlig ikke nødvendigvis svaret på, hvordan du kommer videre på din digitale rejse. Mulighederne er mange.
Startpakken består af et møde på ca. 1 time, hvor vi i fællesskab afdækker nogle af de vigtige spørgsmål:
- Hvilke opgaver oplever du som de største tidsrøvere?
- Hvilke opgaver ville du gerne have færre af?
- Hvor opstår der fejl i forbindelse med fx tasteopgaver?
- Hvilke opgaver giver flest frustrationer?
- I hvilket omfang har I arbejdet med at optimere arbejdsgange?
- Er robotten svaret – eller er der andre veje at gå?
Videre muligheder
Får du efterfølgende blod på tanden, kan vi lægge en konkret plan for, hvordan din virksomhed bedst muligt kan udnytte de digitale muligheder for at spare tid i det daglige og effektivisere arbejdsgange.
Det kan fx indebære, at vi programmerer og installerer en testrobot i din virksomhed. Testrobotten er en særskilt pc, som vi koder til at kunne løse en specifik opgave i din virksomhed. Vi installerer og implementerer robotten, så den bliver let at anvende.
Efter testperioden følger vi op og evaluerer på udbyttet ved at bruge en kontorrobot. Vi er selvfølgelig med dig hele vejen og sørger for, at din virksomhed kan blive selvkørende og dermed undgå unødige konsulentudgifter på længere sigt.
Tal robotter med os
Vi kan hjælpe dig med at afdække, hvor kontorrobotter og RPA-teknologi kan frigøre tid i din virksomheds dagligdag. Lad os tage en indledende dialog - vi glæder os til at høre fra dig.