Fremtidens økonomifunktion er digital
For mange mindre og mellemstore virksomheder kan det virke uoverskueligt at skulle i gang med digitalisering af virksomheden. Den grundlæggende udfordring er, at ejerlederne prioriterer at drive og udvikle deres kerneforretning, så tiden til at få overblik over det digitale landskab er minimal.
Men i første omgang handler det om at skabe sig et overblik over, hvilke digitale løsninger der giver værdi for ens virksomhed. Er det et nyt økonomisystem, der skal til? Skal man digitalisere håndtering af bilag og løn, skal man overveje at automatisere bogføringen og kigge på robotter? Eller er det rapporteringen, der halter, så man ikke har den nødvendige indsigt til at kunne agere i en omskiftelig og konkurrencepræget verden.
Beierholm BeJour
Et godt sted at tage afsæt er i Beierholms online service, Beierholm BeJour. Det er en digital løsning, der giver dig overblik over virksomhedens økonomi, enkel håndtering af bilag og løn, adgang til fildeling og dokumentarkiv, husker dig på vigtige deadlines og opgaver – og giver dig direkte adgang til at spørge din revisor til råds om alt, hvad der rører sig i virksomhedens økonomi.
Beierholm BeJour har et indbygget økonomisystem, som altid er opdateret. Det ligger i ”Skyen”, så man skal ikke starte med en stor udgift til licenser. Løsningen tilpasses individuelt med netop de funktioner, som du har brug for.
Det handler om at starte i det små og høste de lavt hængende frugter, når det kommer til digitalisering. Mange gange kan det simple skifte af økonomisystem, overgang til scanning af bilag og anvendelse af integration til andre af virksomhedens systemer være det, som gør en kæmpe forskel. Og så er man i gang – uden at det kræver en stor initiel investering.
Hel eller delvis outsourcing af økonomifunktionen
Digitaliseringen kan dog stadig gå hen at blive en meget kompliceret øvelse, hvis man vil have den fulde gevinst af indsatsen. Derfor kan det være en stor fordel for mindre og mellemstore virksomheder at outsource hele eller dele af økonomifunktionen. Nogle af mulighederne i en digitaliseret økonomifunktion kræver det større teknisk eller økonomisk indsigt at indfri, så denne del er det måske bedst at overlade til specialister. Øvelsen går altså også ud på at finde den rigtige fordeling af opgaverne – hvilke opgaver giver det mest mening, at virksomheden selv håndterer, og hvilke opgaver giver det mest værdi at outsource.
En af de virksomheder, der har outsourcet en del af økonomifunktionen, er Timberman Denmark A/S, der sælger gulve i træ, vinyl og kork. Siden den succesfulde virksomhed for fire år siden overlod det meste af sin økonomifunktion til Beierholm, er udgifterne til regnskab og bogholderi reduceret, og kvaliteten har fået et løft.
Timberman og Beierholm fordeler opgaverne, så virksomheden selv fakturerer dens kunder og står for lagerstyringen. Derefter tager Beierholm over og sørger for bogføring, afstemning, betalingsforslag til netbanken, lønberegning, indberetning af moms, skatter og afgifter samt rapportering til virksomhedens ledelse og ejere. Derudover er løbende sparring en naturlig og vigtig del af samarbejdet.
Hos Beierholm i Hadsund, der varetager kontakten til Timberman, er man ikke i tvivl om, at mange andre virksomheder med stor fordel kan outsource deres bogholderi. Typisk er der penge at spare, og Beierholms medarbejdere er opdateret med den sidste nye viden, som en intern bogholder kan have svært ved at holde sig ajour med.
Beierholms bud på at komme i gang
Det første skridt mod digitalisering af økonomifunktionen er at få afdækket behov og ambitionsniveau i jeres virksomhed og få vurderet og prioriteret mulighederne. Herefter skal de enkelte opgaver i digitaliseringen beskrives og visualiseres, selvfølgelig med udgangspunkt i best practice. Endelig skal man beslutte sig for, om man vil forankre alle digitale driftsopgaver i sin egen virksomhed, eller om der er bedre økonomi i at outsource nogle af opgaverne.
Det kræver tid, ressourcer og kompetencer at udnytte digitaliseringens muligheder, så lad os hjælpe dig i gang med digitalisering af din virksomhed.