Gå virksomheden efter i sømmene, inden du vælger økonomisystem

Forventningerne til digitalisering og automatisering gør kravet om moderne og fremtidssikrede økonomi- og ERP-systemer mere presserende. Derfor kan det betale sig med et grundigt forarbejde. Du bør starte med at kigge indad – og det kan betale sig at få eksperter udefra til at kigge med.

 

 

Der er mange gode grunde til at overveje nyt økonomisystem

Ikke desto mindre skifter de fleste virksomheder af ren og skær nød. 

I de fleste tilfælde er det teknologien, der tvinger virksomheden til at skifte økonomisystem, enten fordi den eksisterende løsning er så forældet, at brugerne spilder tiden på uhensigtsmæssige processer og manuelle procedurer, eller fordi systemet ikke længere udvikles, og leverandøren måske heller ikke yder teknisk support længere. 

Det kan også være, at virksomheden er vokset ud af den eksisterende teknologi og har fået nye behov, fx for at analysere realtidsdata, data fra forhandlernettets slutsalg, råvareforbrug og mange andre ting. 

En tilstandsrapport viser K3’erne

Økonomisystemer findes i standardudgaver, der passer til mange virksomheder, og i specialtilpassede versioner, der løser branchespecifikke behov. Derfor er det netop behovene, du skal have fokus på. Hvordan sikrer du, at I har det, I får brug for på kort og langt sigt – og at I ikke køber for meget eller for lidt?

Det er besnærende bare at sætte i gang, men det er lidt som at bygge et nyt hus: Du bliver kun tilfreds, hvis du har researchet markedet for de rette materialer og allieret dig med en arkitekt, der forstår dig, og nogle håndværkere, du stoler på. Og så betaler det sig at kigge indad for at spotte eventuelle K3’ere i virksomhedens drift.

For at blive lidt i hus-metaforen bør du først og fremmest få udarbejdet en ”tilstandsrapport” på din virksomhed. Du bør gå processerne igennem én for én og se på, hvordan data flyder gennem virksomheden – i form af kundedata, produktionsdata, salgsdata, projektøkonomi, timeregistrering osv. Du er nødt til at kende jeres dataflow til bunds og have overblik over mangler og risici, inden du sætter strøm til et nyt økonomisystem, der skal forbinde trådene i din virksomhed. Det er med til at sikre, at det nye system er sundt og stærkt fra starten.

Figuren viser eksempler på, hvilke emner en grundig ”tilstandsrapport” for virksomheden kommer omkring.

Udarbejdet med inspiration fra The Business Model Canvas – strategyzer.

Få ekstern hjælp til foranalysen

Alt afhængig af din virksomheds kompleksitet kan det være en god idé at få hjælp til det indledende analysearbejde, eller tilstandsrapporten. Det skal også ses i lyset af, at der kommer stadig flere leverandører til, som tilbyder løsninger til økonomisystemer. Omvendt er det vigtigt, at du er med hele vejen, da du kender processerne bedst.

En god måde at komme igennem virksomhedens processer og samtidig få specificeret mål og KPI’er er en workshop/foranalyse, hvor både virksomheden selv og eksterne eksperter bidrager. Det er aldrig spildt arbejde at lave en grundig analyse – den giver dig tegningen til dit nye digitale hus, men du vælger selv, hvornår du går i gang med at bygge.

En foranalyse eller decideret workshop giver dig svar mange vigtige spørgsmål:

  • Hvad fungerer godt i dag – hvad gør ikke?
  • Hvilke KPI’er/nøgledata skal få virksomhedens målsætninger til at lykkes?
  • Hvordan ser processen for konvertering ud?
  • I hvilket omfang skal løsningen kunne skaleres?
  • Har vi de tilstrækkelige kompetencer til at komme i mål?
  • Hvad koster det?
  • Hvilke ressourcer kræver processen af virksomheden?
  • Hvilke forventninger er der til udbyttet?

Workshoppen giver samtidig overblikket over samtlige de data, som I opsamler/bearbejder og i hvilke systemer. Eksterne systemer kan enten integreres i den samlede løsning eller erstattes af tillægsmoduler med samme eller flere egenskaber.

Vær godt forberedt på fremtiden

Brug workshoppen til at komme op i helikopteren og se langt. Overvej hvor virksomheden er på vej hen og kræv en løsning, der understøtter målene i fremtiden. 

Måske skal du ikke bygge dit eget hus, men i stedet leje dig ind, hvor du kan få alt det, du har behov for, når du har brug for det. Så skal du ikke bekymre dig om systemer, opgradering og dataanalyse – du bruger bare alt det gode til at koncentrere dig om din kerneforretning. Overlad ansvaret for systemopdateringer, datasikkerhed, smart og lovmæssig rapportering og jagten på de rette kompetencer til dit servicecenter. 

Få overblik og tryghed med en foranalyse eller workshop

Som en del af Beierholms koncept Intelligent Økonomistyring tilbyder vi et forløb, hvor vi - interessenterne i din virksomhed og Beierholms rådgivere og samarbejdspartnere – i fællesskab kortlægger jeres processer og tegner et billede af jeres forretningsmæssige behov. Det giver et optimalt fundament for at vælge et økonomisystem, der understøtter jeres mål nu og i fremtiden. 

En workshop tager normalt 1-2 dage og munder ud i konkrete anbefalinger og prissætning for de næste skridt. Du vil også få nogle indikationer på, hvad der bedst kan svare sig i forhold til optimal drift af økonomifunktionen – køre alt selv eller outsource dele af de svære eller tidskrævende opgaver, hvor der kan opstå flaskehalse og sårbarhed, når medarbejdere bliver syge eller siger op. 

Kontakt os

Lad os tage en uforpligtende snak om økonomisystemet i din virksomhed. Hvad fungerer godt? Hvor halter det? Er det gearet til jeres behov nu og om fem år? Vi glæder os til at høre fra dig.

in
Share
f
Share
Share