Øget sikkerhed og mere tid til din forretning

Processen med at kontrollere momsnumre på salg til andre EU-lande er manuel og tidskrævende, og skal gentages månedligt eller hvert kvartal. Hvis du har et stort kundekartotek, vil denne kontrol trække mange ressourcer ud af din økonomiafdeling. Ressourcer, som sikkert kunne bruges bedre og mere effektivt. Herudover løber man en stor risiko i tilfælde af fejl – hvis der ikke er et godkendt momsnummer på din kunde, kan du blive pålagt selv at betale dansk moms på dit salg.

Med et abonnement på Beierholms momsrobot kan du med ganske få klik sende din liste over udenlandske kunders momsnumre til fuldautomatisk kontrol. Robotten udfører kontrollen, og du får en færdigformateret rapport retur, som fokuserer på eventuelle problemer, som skal håndteres. Robotten kontrollerer også adresseoplysningerne i de officielle registre, sammenholder dem med dine egne oplysninger og påpeger mulige fejl eller mangelfulde oplysninger. Dermed undgår din økonomiafdeling en gentagen proces uden værdiskabelse, og sparer tid, som kan anvendes til andre og mere værdiskabende opgaver.

Sådan fungerer Beierholms momsrobot

EU momsrobot bredformat.png

1.

Din adgangsbillet til robotten er en Excel-skabelon. Du udfylder skabelonen med alle de kundedata, som du har behov for at kontrollere. Data kan selvfølgelig indtastes manuelt, men du får oftest god hjælp af et udtræk fra dit økonomisystem. Skabelonen indeholder udover momsnumre også navne- og adresseoplysninger til kontrol.

2.

Når du har udfyldt skabelonen, sender du den direkte til robottens egen mailadresse som en almindelig, vedhæftet fil. Robotten fungerer helt uafhængigt af dine IT-systemer, og du skal ikke tænke på licenser, installation af software eller sikkerhedsbackup.

3.

Robotten modtager din e-mail. Først kontrollerer robotten, at dit CVR-nr. findes i databasen over godkendte brugere, altså at du har købt et abonnement på robotten. Desuden kontrolleres det, at skabelonen er korrekt udfyldt. Når dette er på plads, går robotten i gang med at slå de listede momsnumre op i EU's VIES-database og registrere nummerets status og de tilknyttede adresseoplysninger. Hver søgning får tildelt en unik identifikationskode. Med denne kan du dokumentere, at robotten har foretaget søgningen, og koden rummer også et dato- og tidsstempel.

4.

Når robotten har tygget sig gennem alle oplysningerne i dit Excel-ark, går den i gang med at generere en rapport, også i Excel-format. Rapporten rummer disse lister:

  1. Liste over ugyldige momsnumre, som skal følges op manuelt.
  2. Liste over gyldige momsnumre. Disse kræver normalt ikke yderligere behandling.
  3. Liste over momsnumre hjemmehørende i Spanien og Tyskland. På grund af særlige GDPR-regler i disse lande findes der ikke adresseoplysninger for momsnumre i disse lande. Du får derfor kun status på selve momsnummeret.
  4. Denne liste rummer navne- og adresseoplysninger fra dine egne systemer og fra VIES-databasen for alle gyldige momsnumre. Ved hjælp af kunstig intelligens sammenligner robotten adresseoplysningerne, og giver dig besked hvis der uoverensstemmelser. Du vil således få besked, fx hvis en kunde er flyttet eller har skiftet firmanavn.

5.

Robotten sender den færdige rapport retur til den samme e-mailadresse, som indsendte den udfyldte skabelon. Rapporten kommer som en Excel-fil vedhæftet en almindelig e-mail. Behandlingstiden kan variere lidt, men oftest vil du få den færdige rapport tilbage inden for en time fra afsendelse af dine data.

Løsning og vilkår

Beierholms momsrobot er en abonnementsløsning med et fast fee hver måned. Der kræves ingen installation i virksomheden, og robotten er uafhængig af andre systemer. Der kommunikeres med robotten via Excel-ark og e-mail, så der kræves ingen teknisk viden og indsigt. Robotten er til rådighed 24/7, og du kan kalde på den præcis når du ønsker det. Abonnementet inkluderer ubegrænset brug af robotten (dog underlagt en fair-use-klausul på max. 100 forespørgsler/filer med i alt 10.000 momsnumre pr. år).

Beierholm RPA infografik.jpg

Kontakt os - vi hjælper gerne

Er du interesseret i at vide mere om automatiseret kontrol af EU-momsnumre med Beierholms momsrobot, så kontakt en af nedenstående specialister for en uforpligtende snak.