Lønadministration: Typiske fejl – og gode råd til at undgå dem
Løn er langt mere end den månedlige lønkørsel. Året rundt rummer lønområdet en lang række deadlines, indberetninger, beregninger og vurderinger, hvor selv mindre fejl kan få uforholdsmæssigt store konsekvenser.
Det kan være i form af bøder og efteropkrævninger, tabte refusioner, utilfredse medarbejdere. Det kan også være et regnskab, der ikke giver et korrekt billede af virksomhedens forpligtelser, fordi lønrelaterede hensættelser ikke er bogført korrekt.
De typiske fejl
Hos Beierholm ser vi ofte de samme typer af fejl gå igen hos mange virksomheder.
Forkert opsætning af lønarter er en af de mest almindelige udfordringer: Her er der tvivl om, hvad der skal indgå i beregningsgrundlaget for ferie, frit valg, pension, SH (Søgnehelligdage) m.m. Konsekvensen kan være enten for høje lønudgifter eller det modsatte, at medarbejdere over længere perioder har fået for lidt i løn.
Manglende eller forkert opsætning af pension og ATP kan betyde, at virksomheden skal betale både virksomhedens og medarbejderens andel af pensionen tilbage i tid.
Manglende tilmelding til sundhedsforsikring kan have den konsekvens, at medarbejderen står uden dækning, og det kan få stor negativ betydning for den enkelte medarbejder.
Manglende registrering af ferieafholdelse kan betyde, at der bliver opbygget en for høj feriepengeforpligtelse, som udbetales ved fratrædelse, samt at der bliver udbetalt for meget ferietillæg i maj og august.
For sen eller manglende anmeldelse af refusionsberettiget fravær som sygdom, barsel m.m. vil føre til, at virksomheden helt kan miste retten til refusion for den for sent indberettede periode.
Forbyg med struktur
Mange af disse fejl kan forebygges med en struktureret tilgang til løn, herunder gennemgang og kvalitetssikring, optimering af lønprocessen og tydelige arbejdsgangsbeskrivelser, som yderligt kan sikre ensartethed og mindre sårbarhed.
Herunder ses eksempel på områder fra et årshjul, der kan hjælpe dig på vej med den nødvendige struktur.
Har du kvalitetssikret dine lønprocesser?
En velfungerende lønfunktion handler i bund og grund om tillid, overblik og rettidighed. Når lønprocesserne er sat korrekt op fra starten, og der arbejdes struktureret med faste kontroller og et klart årshjul, reduceres risikoen for fejl markant. Samtidig frigøres tid og ressourcer til at arbejde mere værdiskabende med løn og HR.
For mange virksomheder er det netop kombinationen af kompleks lovgivning, mange deadlines og systemafhængighed, der gør løn til et sårbart område. Derfor kan det give god mening løbende at kvalitetssikre processerne, og i nogle tilfælde overveje, om dele af eller hele lønadministrationen med fordel kan outsources til specialister.
Det vigtigste er ikke at undgå alle fejl – men at have de rette rammer, der forebygger dem, opdager dem i tide og sikrer, at konsekvenserne ikke bliver unødigt store. Når løn fungerer, som det skal, mærkes det – både på bundlinjen og i medarbejdertilfredsheden.
Skal vi hjælpe dig?
Hos Beierholms Outsourcing-afdelinger rundt i landet har vi lønspecialister siddende, som arbejder med netop disse problemstillinger hver dag. Vi står naturligvis til rådighed, både hvis ovenstående har givet anledning til tvivl, hvis I ønsker en gennemgang og kvalitetssikring af jeres nuværende lønprocesser, eller I overvejer en hel eller delvis outsourcing af jeres lønadministration.
Det er ganske uforpligtende at tage en snak med os.
