Rådgivning om it-anskaffelser

Brugen af IT får stadig større indflydelse på en virksomheds dagligdag. Af hensyn til konkurrencedygtigheden er det i stigende omfang nødvendigt at sikre, at fornøden ledelsesinformation er til rådighed, at medarbejderne altid har opdaterede informationer om kunder, lagre, priser m.v., og at virksomheden hurtigt og let kan udveksle data med omverdenen.

Det er ligeledes vigtigt, at virksomheden for at bevare konkurrenceevnen løbende overvejer og tilpasser forretningsgange i lyset af de muligheder, IT giver. Denne information beskriver kort nogle af de overvejelser, der bør gå forud for IT-anskaffelse.

Overvejelser

De stigende krav gør det nødvendigt, at De jævnligt vurderer Deres situation på IT-området med henblik på, at informations- og økonomisystemet opdateres på det rette tidspunkt.

Med den konstante udvikling af IT kan det være vanskeligt for ledelsen i virksomheder uden en egentlig IT-afdeling at følge med. Derfor kan det være en fordel at alliere sig med en erfaren rådgiver, som seriøst er i stand til at vurdere, hvordan Deres virksomhed får størst muligt udbytte af de nye muligheder.

Når beslutningen om nye IT-systemer er truffet, er der stadig mange forhold at tage stilling til.

Projektforløb

Afhængigt af virksomhedens størrelse og systemernes kompleksitet er faserne i IT-anskaffelse typisk:

  • Planlægning
  • Funktionsanalyse
  • Kravspecifikation
  • Udbudsforretning
  • Vurdering af tilbud
  • Kontrakt
  • Test og uddannelse
  • Konvertering og igangsætning

Planlægningsfasen har til formål at skaffe overblik over aktiviteter, projektdeltagere, overordnet økonomi og tidsplan. God planlægning er en forudsætning for et styret og velgennemført projektforløb.

Funktionsanalysen giver overblik over virksomhedens nuværende funktioner og er vigtig for at opnå enighed om, hvad projektets udgangspunkt er.

Kravspecifikationen indeholder virksomhedens specificerede krav til det nye system. For at sikre de kommende tilbuds kvalitet skal krav og ønsker beskrives på et niveau, som passer til virksomheden og projektet.

Kravspecifikationen skal desuden beskrive tilbudsformen, så de senere indhentede tilbud bliver sammenlignelige.

I forbindelse med udbudsforretningen vælges mulige tilbudsgivere, som modtager udbudsmaterialet. Ved valg af tilbudsgivere er det vigtigt, at disse kan dokumentere erfaring og økonomisk levedygtighed, og at medarbejdere i virksomheden og hos leverandøren kan samarbejde.

De fremkomne tilbud gennemgås, sammenlignes og holdes op mod kravspecifikationen forud for vurdering af tilbuddene.

Når der er opnået enighed med en leverandør, indgås en kontrakt. Normalt er det leverandøren, som udarbejder kontraktforslaget, og inden underskrivelsen bør det gennemgås grundigt - eventuelt i samarbejde med en professionel og neutral rådgiver.

Kontrakten skal bl.a. indeholde en beskrivelse af test af det leverede system. Det er vigtigt, at testen planlægges, og at der for at forebygge fremtidige problemer afsættes tilstrækkelig tid til dens gennemførelse.

Uddannelse af medarbejderne er ofte en betingelse for, at testen kan gennemføres rigtigt.

Til slut udarbejdes en plan for igangsætning af systemet. Skal det ske i faser eller på én gang? Hvordan konverteres data fra det eksisterende til det nye system? Skal leverandøren konvertere, eller skal virksomheden selv indtaste data?

Rådgivere

Ofte har den mindre eller mellemstore virksomhed ikke den nødvendige ekspertise på alle de områder, som IT-anskaffelse indeholder. For at sikre tilfredsstillende kvalitet kan det være formålstjenligt at alliere sig med en rådgiver.

Beierholm har en omfattende erfaring i IT-rådgivning. Ofte på baggrund af et på forhånd indgående kendskab til virksomheden, men også med erfaring i anvendelsen af administrative systemer i et bredt udsnit af danske virksomheder. De er velkommen til at kontakte os.

in
Share
f
Share
Share
vr porn