Digitalisering med Beierholm giver tid til at lede

Arden-Hallerne er et moderne idrætscenter. Med to haller, svømmehal, stor fitnessafdeling og café går man benhårdt efter at blive byens foretrukne sociale rum. Og det er lykkedes – men økonomifunktionen blev tung og uhåndterbar. Nu har Beierholm hjulpet Arden-Hallerne i mål med en digitalisering. Det har givet overblik, tid og styr på bilag og økonomi.

Beierholm frigør tid og giver overblik 

Beierholm hjalp Arden-Hallerne i gang med digitalisering af hele økonomifunktionen – og fik reduceret kontoplanen fra 16 til kun 4 sider. Med to haller, en svømmehal, et fitnesscenter, en café og forskellige andre aktiviteter var det en kompleks virksomheds-konstruktion at arbejde i. Men efter ti måneder er 60 procent af økonomifunktionen gjort digital. I løbet af få måneder er tallet oppe på 90 procent.

Beierholm har været helt tæt på ledelse og bestyrelse gennem hele forløbet. Nu har hallernes ledelse fået overblik – og tid til at lede og udvikle hallerne igen.

Jeg har fået tid til at være leder igen”,

siger centerleder Claus Jacobsen.

Centerleder Claus Jacobsen, Arden-Hallerne.

Arden-Hallerne er en kompleks forretning. Med to haller, en svømmehal, et fitnesscenter, en café og forskellige andre aktiviteter var det et komplekst system at arbejde med. Men efter ti måneder, hvor Beierholm har bistået hallerne med at digitalisere 60 procent af hele økonomifunktionen med Beierholm BeJour, er kontoplanen reduceret fra 16 til bare fire sider.

Og resultatopgørelsen er lige som opgørelsen over balancen samlet på bare én side.

- Der er lysår til forskel fra det, vi sad med, før vi gik i gang med digitaliseringen, og det, vi har af muligheder nu. Nu kommer tallene ind af sig selv, når vi bruger den digitale bilagshåndtering. Vi kan tilgå alting, når det passer os, og vi får daglige rapporter på alt, hvad vi beder om, fortæller centerleder Claus Jacobsen. 

- Vi har trukket rigtig meget på Beierholm under processen. Og det har givet værdi. Jeg har fået det overblik over økonomien, vi efterspurgte. Og jeg har fået tid. Tid til at være leder igen, tid til at udvikle vores center, uddyber Claus Jacobsen.

Ambitiøs strategi lykkes - men bogholderiet stikker af 

For fem år siden var Arden Hallerne et relativt traditionelt idrætscenter med to haller og en svømmehal. Der var en forpagter af en café og en forpagter af et fitnesscenter. I 2016 besluttede man at gå nye veje.  

- Vi ville være byens sociale rum, samtidig med at vi var et idrætscenter, der øgede vores aktiviteter. Og det er vi blevet. I Arden med knap 2.600 indbyggere har vi 750 medlemmer af vores fitnessafdeling. Vores café er åben hver dag fra klokken 10, så man ikke møder en lukket dør, når man har været til babysvømning eller nogle af alle de andre aktiviteter i dagtimerne. Men bogholderiet stak af fra os. Det blev utrolig tungt – blandt andet fordi der er forskellige momssatser på rigtig meget af det, vi gør. Så vi havde behov for hjælp, fortæller centerleder Claus Jacobsen.

Med de mange nye aktiviteter, blev det hurtig tungt for Arden-Hallerne at arbejder i det gamle økonomisystem. Det var nærmest umuligt for dem at håndtere differentieret moms. Og med en kontoplan på 16 sider var det meget svært at få overblik. 

Kunden har besluttet, hvad der skal ske - og hvor hurtigt det skal ske

Derfor lyttede centerleder Claus Jacobsen og hallernes bestyrelse meget interesseret, da statsautoriseret revisor Kasper Sand Jensen fra Beierholm i Hobro – der har været fast rådgiver for Arden Hallerne i en årrække – præsenterede dem for Beierholms alternativ. En digitalisering, der knyttede de IT-systemer op på hallerne, som giver hallerne, hvad de efterspurgte. Overblik og tid til at lede og udvikle hallerne. 

- Det er hele vejen igennem Arden Hallerne, der har besluttet, hvad der skal ske, og hvor hurtigt det skal ske. De efterspurgte overskuelighed, og at centerlederens timeforbrug på bogholderiet blev nedbragt. Det tror jeg, vi har levet op til, siger Kasper Sand Jensen.

De 60 procent af økonomifunktionen, som allerede er digitaliseret, omfatter hovedparten af alle kreditorfakturaer, salg fra cafeteriet, kasseapparatet og booking af svømmehallen.

Målet er, at 90 procent af økonomifunktionerne foregår digitalt. Det nås inden for de kommende måneder. De sidste 10 procent af bogføringen vil stadig skulle ske manuelt.

FAKTA

ARDEN HALLERNE – KONTOPLANEN REDUCERET FRA 16 TIL FIRE SIDER

  • To haller, en svømmehal, et stort fitnesscenter, en cafe og forskellige andre aktiviteter, der kørte med hvert deres afdelingsregnskab
  • Kunden efterspurgte overskuelighed – og at centerlederens tidsforbrug på bogholderi blev nedbragt
  • Bogførte tidligere i et økonomisystem, hvor det er nærmest umuligt at styre differentieret moms
  • Kontoplan med Beierholm BeJour reduceret fra 16 sider til kun fire.

Som et af de mere kuriøse tiltag er Arden-Hallerne værter for DM i armlægning den 28. marts.
Her fra en stille træningssøndag.

 

FAKTA

Beierholm BeJour – skræddersyet digitalisering af din økonomifunktion

Beierholm BeJour er en online service, der digitaliserer processerne i din økonomifunktion og hjælper dig til enklere arbejdsgange og en lettere hverdag. Beierholm BeJour kan tilgås fra computer, tablet og mobil, og giver dig:

  • Nem bilagshåndtering, der frigør tid og skaber overblik
  • Lønadministration, der giver korrekt løn til tiden
  • Sikker deling og opbevaring af dokumenter
  • Oversigt over økonomiske deadlines og to-do-lister
  • Overblik over virksomhedens hovedtal
  • Adgang til dialog og sparring med revisor.

Det indbyggede økonomisystem i Beierholm BeJour åbner mulighed for integration til andre forretningsunderstøttende systemer som eksempelvis time/sagsstyring, online kasseløsninger, kreditorworkflow, betalingsløsninger og meget mere.

Det betyder, at vi kan hjælpe dig med at skræddersy en løsning til din virksomhed, som både letter hverdagen og understøtter din forretning. 

Læs også

Find en revisor nær dig

Find revisor

in
Share
f
Share
Share