Undersøgelse: Administrative opgaver stresser og hæmmer væksten

Klassisk administration er kilde til stress hos næsten halvdelen af mindre og mellemstore virksomheder, viser en undersøgelse. Stress udfordrer den kreativitet, vækst og innovation, der skal få virksomheder til at vokse, advarer rådgiver, der peger på digitale hjælpemidler som en del af løsningen.

Lederne i de danske virksomheder stresses af gammeldags administration, der hober sig op. Det viser en undersøgelse udført af Beierholm.

I undersøgelsen indgår 300 personer, der enten er beslutningstagere eller "har væsentlig indflydelse" i de virksomheder, hvor de arbejder. Og de er pressede. Af de adspurgte svarer 43 pct., at de har følt stress ved at have bunker af bilag liggende, og mange kender oplevelsen af at bruge mere tid på administrative opgaver end vækst- og værdiskabende arbejde.

FAKTA

Udpluk fra undersøgelsen:

36 pct. har oplevet stress som en konsekvens af at have haft følelsen af at bruge mere tid på administrativt arbejde end "værdiskabende" arbejde.

43 pct. har oplevet stress som en konsekvens af at have store bunker af bilag liggende og ikke haft overskud til at gå i gang med dem.

29 pct. drømmer af og til om at lave noget helt andet for at slippe for administration.

Administration stjæler energi og skaberlyst

Ser man på Dagbladet Børsens Gazelle-undersøgelse blandt danske ejerledere, siger 35 pct. af de adspurgte, at det, der motiverer dem mest, er "lysten til at skabe værdi". Det svar giver genklang i Beierholms undersøgelse.

De adspurgte siger jo, at arbejdet med udvikling og nye produkter er vigtigt og afgørende for at vækste. Så er det bemærkelsesværdigt, at en femtedel af deres energi bliver brugt på stress i forbindelse med det administrative"

- Kasper Rabing Christensen, partner, Beierholm

De ejerledere, der er optaget af værdiskabelse og udvikling af deres virksomhed er altså samtidig dem, der ender med at tage sig af småting. Og nok så vigtigt er det frustrationen over, at virksomhedsejeren godt ved, at administration står i vejen for værdiskabelsen.

"Det er et kæmpe pres, at det er den samme person, der både finder på nye produkter og håndterer, hvordan de skal produceres, mens de samtidig skal afholde medarbejderudviklingssamtaler, betale kreditorfakturaer, indberette moms og nusse med bilag," påpeger Kasper Rabing Christensen, der er partner i revisions- og rådgiverselskabet Beierholm. 

Han fortsætter:

"Virksomhederne bliver nødt til at udnytte digitaliseringens muligheder til at forenkle den administrative hverdag. Men det er vigtigt at vælge digitale værktøjer, hvor der er mennesker og rådgivning bag, og som kan tilpasses den enkelte virksomhed. De adspurgte siger jo, at arbejdet med udvikling og nye produkter er vigtigt og afgørende for at vækste. Så er det bemærkelsesværdigt, at en femtedel af deres energi bliver brugt på stress i forbindelse med det administrative."

Ifølge Kasper Rabing Christensen er 80 pct. af den typiske, danske virksomhed en mindre eller en mellemstor virksomhed (SMV) med under ti ansatte. Det er derfor uhensigtsmæssigt, at de oplever stress og administrativt bøvl, fordi det samtidig er dem, der er helt grundlæggende for værdiskabelsen i virksomheden. 

Manglende overblik over deadlines stresser

Går man ned igennem rapporten, tegner der sig et billede af, at diverse frister i forbindelse med administration er en af de helt store syndere i virksomheden.

"Det er de administrative opgaver med tilhørende deadlines, der stresser. En stor del af virksomhederne har glemt deadlines. Det er ikke vanvittigt store opgaver i sig selv, men samlet set tager de mental tid," påpeger Kasper Rabing Christensen. 

I undersøgelsen kan 53 pct. af de overskredne deadlines relateres til at fakturere en kunde, betale et bilag eller at indberette moms. Disse er de tre mest forekomne forglemmelser, der hober sig op hos virksomhederne i undersøgelsen.

"Det er meget få, der glemmer at udbetale løn, for det er der stor bevågenhed om, men der er en hel del, der har glemt moms eller kreditorfakturaer," siger Kasper Rabing Christensen.

Hjælpen er nær – selv for de mindste

Men spørgsmålet er vel også, hvorfor administration belaster i den grad, det gør. For ingen af opgaverne er i sig selv svære. Så hvorfor ikke bare løse dem, kunne man fristes til at spørge?

"En stor del af ejerlederne er drevet af lysten til at skabe. De er ikke motiveret af administration. Og samtidig er det også sådan, at de mennesker, som er dygtige til at skabe, ofte ikke er dem, som er bedst til at administrere og sætte i system. Derfor får de sådan nogle som os til det - fordi administration simpelthen frustrerer og belaster dem," siger han.

Mange kender desuden ikke til de værktøjer, der kan lette administrationen, hævder Kasper Rabing Christensen. Og det er en skam, da løsningerne netop kan fjerne en del af det arbejde, der ender med at føre til bunker af bilag.

"Der findes digitale løsninger, der kan hjælpe med administration og deadlines, for eksempel vores digitale værktøj Beierholm Fokus. Der kan man også have en løbende dialog og sparring med sin revisor," siger han og bemærker, at det er en misforståelse, hvis mindre virksomheder tror, de ikke har størrelsen til at kunne retfærdiggøre udgiften til en revisor, hvad enten det er en digital eller fysisk af slagsen. 

Med Beierholm Fokus-værktøjet kan man scanne bilag ind med telefonen og godkende dem med et klik alt efter, hvordan den enkelte virksomhed konkret har behov for at håndtere bilag. Fokus husker også på vigtige datoer for indberetning og kan lave to-do-lister op mod deadline.

"Det giver ro at have styr på administrationen og træffe beslutninger på et oplyst grundlag. Det fjerner stressfaktoren, og man bliver mere sikker på sig selv, når man skal træffe beslutninger."

Beierholms Fokus-værktøjet forenkler den økonomiske administration og giver overblik.

Denne artikel er produceret 30.11.18 af Børsen Creative i samarbejde med Beierholm. Skrevet af Christian Bartels

Find en revisor nær dig

Find revisor

in
Share
f
Share
Share