Så meget kan virksomheder vinde, hvis papirarbejdet bliver digitalt

Vi har for travlt, og det er for dyrt. Sådan lyder svarene ofte fra virksomhedsejere til spørgsmålet om, hvorfor de ikke har digitaliseret administrative opgaver.

Men faktisk kan digitale værktøjer frigive ressourcer - og få minutter sparet på en proces, der gentages igen og igen, kan betyde markante besparelser på bundlinjen.

Ifølge Børsens seneste Gazelleundersøgelse står manglende tid og økonomi i vejen for digitalisering. Men digitalisering kan frigøre ressourcer, fastslår Peter Thor Kellmer, der er statsautoriseret revisor i rådgivnings- og revisionsselskabet Beierholm. Nøglen til succes med digitalisering er at strukturere, planlægge og ikke mindst indse, at processen tager tid. Men når man kommer ud på den anden side, kan man høste digitaliseringens frugter - penge og tid sparet.

"Virksomhederne kan have svært ved at se, hvordan de på længere sigt får gavn af at digitalisere. En digitaliseringsproces er jo en forstyrrelse af de eksisterende rutiner. Og hvis man har en forretning, der i bund og grund kører, hvorfor skal man så bruge kræfter på at gøre den mere digital? Sådan lyder det fra mange virksomheder, jeg er ude at rådgive," siger Peter Thor Kellmer.

Han er dog slet ikke i tvivl om, at virksomhederne på den lange bane har meget at vinde, hvis der bliver sat strøm til tilbagevendende administrative processer. Her ser han Gazellevirksomhederne som det gode eksempel på, at digitalisering er grobund for vækst.

Jeg hæfter mig ved, at Gazellevirksomhederne siger, at havde de ikke digitaliseret deres backoffice, så havde de slet ikke kunne vækste så markant."

 

Peter Thor Kellmer, partner, Beierholm

Digitalisering behøver ikke være dyrt

Det kan dog afskrække virksomheder, at de ikke internt har ressourcer eller mandskab til at drive udviklingen. Men en digitaliseringsproces behøver ikke koste flere hundrede tusinde kroner, selvom virksomhederne skal ud i byen og købe rådgivning og systemer.

"I Beierholm har vi en god løsning på, hvordan virksomheder kan digitalisere økonomisiden og administrative opgaver i forretningsgangen. Hvis man køber ind på det, behøver en digitaliseringsproces ikke være dyr, for vi har gjort forarbejdet med at udtænke og bygge systemet. Og vi køber ind til rigtig mange kunder, og det betyder, at vores enhedspris på sådan et koncept er langt lavere, end hvis en enkelt virksomhed skal ud at købe det," siger Peter Thor Kellmer, der understreger, at virksomheder også sparer mandskabstimer ved at købe et færdigt system.

Platformen hedder Beierholm FOKUS, og ved hjælp af den kan man blandt andet scanne og håndtere bilag, godkende løn, se hovedtal for virksomheden og få direkte adgang til kompetent sparring med en revisor.

"Jeg var for nyligt ude ved en virksomhed, der driver et website med en ung kvinde i spidsen. Og omsætningen var bare eksploderet. Men de havde mistet overblikket over, hvilke lande de solgte til, og hvad de tjente - de kunne bare se, at bundlinjen var fin. De kunne have gavn af Beierholm Fokus, for på den lange bane bliver man nødt til at have overblik over sine nøgletal i virksomheden," siger Peter Thor Kellmer.

En anden af Peter Thor Kellmers kunder, en gazellevirksomhed, er vækstet markant, efter deres dokumentflow er blevet digitaliseret.

"Deres dokumenter kører nu i en automatisk proces. Og det betyder, at de har firedoblet deres omsætning, uden at have øget deres it-udgifter. For når deres system først er sat op, kan det uden problemer håndtere en voksende mængde data. Dokumenterne kan ikke længere strande i en bunke hos en travl kollega. Systemet sørger hele tiden for, at der er fremdrift, og at sager kan blive afsluttet," fortæller han.

Virksomheden brugte ressourcer på at strukturere arbejdet og finde ud af, hvilke processer de skulle digitalisere og hvorfor. Og det forarbejde har båret frugt.

Beierholm har taget egen medicin

Den største gevinst ved digitalisering får man, hvis man starter med at kigge på processer, som man har mange af, eksempelvis transaktioner. I Beierholm har de selv kigget på, hvilke processer, de med fordel kunne overlade til computeren.

"Blandt vores ydelser er regnskaber og revision. Og når ydelsen er gennemført, skal regnskabet gøres op, underskrives af de rette interessenter og indrapporteres til myndighederne. Den proces tog et sted mellem 12 og 38 minutter. Nu har vi fået digitaliseret processen, så den kører fuldstændig automatisk. Nu skal vores medarbejdere bare trykke send - så bliver regnskabet sendt ud, underskrevet, kommer retur og bliver sendt til myndighederne. Med denne digitalisering af processen sparer vi i snit omkring 20 minutter, hver gang vi laver denne øvelse – tid som i stedet kan bruges på værdifuld rådgivning af kunden," siger Peter Thor Kellmer.

Et godt sted at starte, hvis en virksomhed skal i gang med en digitaliseringsproces, er derfor at kortlægge, hvor der er allerflest processer. Det kan være kassetransaktioner, salgstransaktioner, dokumenter eller noget helt fjerde.

Hvis en virksomhed har flere tusind transaktioner på nettet eller i butikker, så er der meget at spare ved, at alle bilag bliver bogført korrekt til at starte med. Der er mange, der tror, at alt skal digitaliseres fra starten, men det kan man ikke. Man skal starte med kerneprocesserne,"

siger Peter Thor Kellmer.

Fakturering går hurtigere

Ved at digitalisere netop kerneprocesserne får man hastighed og agilitet ind i sin virksomhed. Man kan hurtigere komme hen til den næste kunde og den næste ordre, for man skal ikke bruge tid på, at bilag og dokumenter skal håndbehandles. Det hele kører automatisk.

Flere af Peter Thor Kellmers kunder i håndværker- og servicefagene har forbedret deres fakturering og cashflow markant, fordi de har digitaliseret de såkaldte ugesedler.

"Tidligere arbejdede man i branchen med manuelle ugesedler, som blev samlet ind sidst på ugen. I dag udfylder medarbejderne dagligt digitale sedler, hvor de taster ind, hvilke opgaver de har udført. Og hvis de glemmer det, får de en sms. Og medarbejderne kan udfylde sedlerne på farten, så virksomheden hele tiden har opdateret data og kan fakturere hurtigere. Jamen, hvis man har 25 medarbejdere, der tidligere hver uge har afleveret sedler manuelt, der herefter skulle tastes ind i et regneark, så sparer man meget tid sådan her," siger Peter Thor Kellmer.

Læs mere om, hvordan Beierholm Fokus kan hjælpe dig, hvis din virksomhed skal digitaliseres.

FAKTA

Gode råd, når du skal digitalisere administrative processer:

  • Kig på virksomhedens toplinje. Omsætningen består ofte af mange transaktioner, der kan strømlines. Her kan man spare meget tid.
  • Kan medarbejderne bruges mere intelligent? Kig på, hvor der er mange medarbejdere involveret og se, om man kan standardisere processer, så medarbejdernes ressourcer kan bruges bedre andre steder i virksomheden.
  • Tag ikke hensyn til eksisterende processer. Man skal ikke digitalisere den proces, man har i forvejen. Man skal kigge længere frem og planlægge, hvordan processer skal køre i fremtiden, når virksomheden forhåbentligt er vokset.

Denne annonce er produceret 04.03.19 af Børsen Creative i samarbejde med Beierholm. Skrevet af Laura Bisted Jacobsen.

Find en revisor nær dig

Find revisor

in
Share
f
Share
Share