Nu er det nemt og sikkert at dele dokumenter

IT-virksomheden Hansen Technologies A/S er blandt de virksomheder, der er begyndt at bruge den nye service BEIERHOLM FOKUS Dokumenter til udveksling af filer. ”Det er nemt og sikkert,” fortæller financial controller Anne Brit Clausen.

Over 100 filer på mail

Det er ikke mindst, når årsregnskabet nærmer sig, at det begynder at spidse til. Det mærker Anne Brit Clausen, der som financial controller er en del af det team, der sørger for, at Hansen Technologies A/S leverer den nødvendige revisionsdokumentation til Beierholm:

”Vi leverer en masse materialer, blandt andet fakturakopier, bilag, opgørelser og diverse specifikationer. Det løber op i over 100 filer, og det dur ikke at sende så meget på mail. Dels synes vi, at det må være forstyrrende for modtageren, og dels er det væsentligt mere tidskrævende at levere på mail. Vi har også oplevet, at vi ikke kan sende eller modtage de store filer. Derfor er vi en af de virksomheder, der har efterspurgt en god løsning. Det har vi absolut fået."

Financial controller Anne Brit Clausen
Hansen Technologies A/S

Et tættere og lettere samarbejde

Når Anne Brit Clausen og hendes kolleger har uploadet dokumenter, sidder partner og statsautoriseret revisor Louise Corneliussen klar i den anden ende. Anne fortæller:

”Den nye fildelingsfunktion har helt bestemt lettet vores samarbejde. Ikke mindst fordi vi sidder i Sønderborg, og Louise sidder i København. Til daglig har vi ikke lige mulighed for at kigge forbi med materialer på et USB-stik. Så nu kører vores samarbejde endnu mere ubesværet.”

Også for ”revisorhjerner”

Både Anne Brit Clausen og Louise Corneliussen har hurtigt vænnet sig til at dele filer med hinanden – også selvom BEIERHOLM FOKUS Dokumenter fungerer lidt anderledes end et traditionelt mappesystem, fortæller Louise Corneliussen:

”En revisorhjerne som min er jo vant til mapper og undermapper. Her fungerer det lidt anderledes. Typisk er alle dokumenter vedrørende økonomi samlet i én mappe, men hvert dokument er mærket med tags som for eksempel filtype, årstal og emneord, man selv opretter. Fordelen er, at man hurtigt kan fremsøge dokumentet både på tags og enkeltord. Dertil kommer, vi ikke behøver at bekymre os om sikkerheden. Den er der taget hånd om. Jeg ved, at det er en lettelse for mange kunder.”

Statsaut. revisor Louise Corneliussen
Beierholm


En service med mange muligheder

Hos Beierholm bekræfter digitaliseringschef Claus Lykke Sørensen, at sikkerhed er et issue, som bekymrer mange virksomheder. Derfor forudser han, at de fleste kunder vil begynde at bruge BEIERHOLM FOKUS Dokumenter til udveksling af materialer med revisor – og samtidig vil få øjnene op for, hvad det også kan bruges til:

”I dag er stort set alle dokumenter født digitalt, og virksomhederne har derfor et behov for at opbevare dem digitalt, sikkert og pålideligt. Her er BEIERHOLM FOKUS Dokumenter et godt bud på en løsning, der kan rumme alt fra budgetter og bilag til kontrakter, referater, salgspræsentationer – og billeder fra firmareceptionen. Kunderne kan styre, hvem der har adgang til hvad. Dokumenterne opbevares sikkert. Og de kan til enhver tid genfinde dem ved hjælp af den smarte søgemotor.” 

Du er velkommen til at kontakte din revisor, hvis din virksomhed også vil i gang med BEIERHOLM FOKUS Dokumenter.

 

Læs også

Find en revisor nær dig

Find revisor

in
Share
f
Share
Share