Gem og del dokumenter i BEIERHOLM FOKUS

Nu kan du samle alle dokumenter ét sted i BEIERHOLM FOKUS – uden at miste overblik eller spilde tid på at finde dem igen. Sikkert og nemt.

Beierholm FOKUS Dokumenter

Papirer og dokumenter har det med at forsvinde. Måske i en skuffe med ”diverse papirer”. Måske i en fysisk mappe. Eller måske i en fjern undermappe på computeren. Men nu kan du samle alle dokumenter ét sted i BEIERHOLM FOKUS – uden at miste overblik eller spilde tid på at finde dem igen. Sikkert og nemt.

Dokumenthåndtering med mange muligheder

Med funktionen Dokumenter i BEIERHOLM FOKUS indfries et stort ønske fra både revisorer og virksomheder om et online arkiv, hvor man fra begge sider kan uploade relevante dokumenter, typisk regnskaber, perioderapportering og den dokumentation, der skal bruges for at udarbejde dem.

Derudover er det internt i virksomheden oplagt at bruge Dokumenter som det foretrukne sted at opbevare og udveksle mange typer dokumenter. Det være sig alt lige fra perioderapporter, årsregnskaber, budgetter og lønsedler til forsikringspapirer, kontrakter, personalehåndbøger, vejledninger og referater. Der er plads til det hele i Dokumenter. 

Et skridt på den digitale vej

Det betyder samtidig, at det fremover bliver lettere for virksomheden at slå ind på en mere digital vej, fortæller digitaliseringschef i Beierholm, Claus Lykke Sørensen:

”Mange kæmper stadig med at få bugt med de fysiske mapper. Måske fordi det er forbundet med indgroede vaner. Men ofte er det én eller få medarbejdere, der har styr på, hvor kvartals-rapporten eller mødereferatet ligger, og det giver både spildtid og en indbygget sårbarhed. Hvis de medarbejdere er på ferie eller finder andet arbejde, kommer resten på hårdt arbejde. Det problem slipper man for, når man kan opbevare dokumenterne online – sikkert og med rettighedsstyret adgang.”

Rettighedsstyring giver overblik og tryghed

Når du oprettes som bruger i BEIERHOLM FOKUS, tildeles du samtidig en rolle – fx direktør, bogholder, bestyrelsesmedlem eller controller. Den rolle definerer, hvilke mapper du har adgang til i Dokumenter. 

Det betyder, at du som bruger har bedre overblik over de dokumenter, der er relevante for dit arbejde. Samtidig giver det en høj grad af tryghed, at de forskellige dokumenttyper kun kan tilgås af dem, de er beregnet for. For eksempel har bogholderen adgang til afstemninger, kreditorfakturaer, budgetter og lignende, men ikke til referater fra bestyrelsesmøderne. Omvendt har både bogholder og bestyrelse adgang til den økonomiske rapportering.

Effektiv søgefunktion

Søgemotoren i Dokumenter er både hurtig og effektiv, så har du brug for at genbesøge et dokument, kan du nemt søge det frem igen. Du kan både klikke dig frem i mapperne og søge på enkeltord i dokumentet.

Søgemotoren i Dokumenter giver lynhurtige resultater, og den forsyner helt automatisk de enkelte dokumenter med grundlæggende emneord eller tags, fx årstal og dokumenttype. Du kan også give dokumenterne dine egne tags for at lettere søgningen senere hen og skabe din egen systematik.

Backup og sikkerhed

Selvom GDPR netop har fejret et års fødselsdag, er datasikkerhed stadig en udfordring i mange virksomheder. Også af den grund er Dokumenter det oplagte valg som virksomhedens dokumentarkiv. Sikkerheden er i top, og der tages backup af alt en gang i døgnet.

En del af BEIERHOLM FOKUS

Funktionen Dokumenter er blot én af mange, du har adgang til som bruger af BEIERHOLM FOKUS. Den koster ikke ekstra, og eksisterende brugere har allerede adgang til Dokumenter. Vil du læse mere om mulighederne i BEIERHOLM FOKUS – fx bilagshåndtering, løngodkendelse, indbygget økonomisystem og rapportering af hovedtal – kan du se mere her >>.

Læs også

Så meget kan virksomheder vinde, hvis papirarbejdet gøres digitalt

Find en revisor nær dig

Find revisor

in
Share
f
Share
Share