Alle danske virksomheder skal for at opfylde lovgivningens krav registrere deres økonomiske handlinger. Denne information beskriver kort de overvejelser, som især nyetablerede erhvervsdrivende bør gøre sig i forbindelse med virksomhedens bogføring.

Overvejelser

De bør, eventuelt i samarbejde med Deres revisor, overveje:

• Rapporteringsmulighedernes detaljeringsgrad, som er afgørende for kontoplanens opbygning
• Skal bogføringen foretages i egne registreringssystemer og med egen arbejdskraft?
• Skal bogføringsydelsen købes hos revisor, der på grundlag af virksomhedens grundmateriale foretager registreringer og producerer de nødvendige data og informationer?

Planlægning

Etablering af selvstændig virksomhed er en stor beslutning. Det er vigtigt fra starten at gøre sig klart, at virksomhedens registreringssystem, bogføringen, har flere formål:

• At opfylde lovgivningskravene til bogholderiregistreringer
• At danne grundlag for virksomhedens regnskabsaflæggelse
• At være virksomhedsledelsens informationsgrundlag for den løbende økonomi
• At danne grundlag for virksomhedens økonomiske styring

Detaljeringsgraden

Mængden af data kan variere, men omfatter som regel følgende hovedelementer:

• Driftsoversigt
• Budgetopfølgning
• Edb-balancer
• Kontokort
• Journaler
• Momsafregning

Virksomhedens kontoplan, driftsoversigter, budgetopfølgninger, budgetter og regnskaber skal altid være ensartede i opbygning, og kontiene bør have samme benævnelse og rækkefølge. Specifikationsgraden kan være forskellig, men skal være størst i kontoplanen.

Generelt vil forbruget af arbejdstimer i registreringsarbejdet vokse proportionelt med specifikationsgraden.

Eget registreringssystem

Ved etablering af eget registreringssystem skal der tages beslutning om anskaffelse af edb-maskinel og -programmel. Ønsket om detaljeringsgrad samt mængden af transaktioner er afgørende for disse valg.

Der findes standardprogrammer, som opfylder de fleste krav til registreringssystemer - både hvad angår finansbogføring, debitor-, kreditor-, lager- og produktionsstyring.

Ved valg af eget registreringssystem skal den nødvendige arbejdskraft være til stede eller eventuelt i samarbejde med revisor uddannes til at varetage opgaven. Det kan ske ved udarbejdelse af en konteringsinstruks og ved løbende assistance i den indledende fase.

Køb af bogføringsydelser

Hvis virksomheden vælger at købe bogføringsydelsen hos en revisor, skal den selv producere grundmaterialet, som væsentligst består af kasserapporter, debitor- og kreditoropgørelser. Dette materiale konteres enten i virksomheden eller af revisor ved hjælp af kontoplan og konteringsinstruks.

Revisors arbejde vil ud over eventuel kontering og edb-behandling bestå i efterbehandling og afstemning på hovedområderne

• Vurdering af dækningsgrader/bruttoavancer
• Lønafstemning
• Afstemning af likvide beholdninger og løbende bankkonti
• Afstemning af debitorer, kreditorer m.v.
• Afstemning af skyldige poster (A-skat, feriepenge m.v.)
• Momsopgørelse
• Afstemning mellem virksomhedsbalance og eventuel privat balance

Derefter kan revisoren aflevere og kommentere de aftalte balancer og rapporter.

Beierholm har stor erfaring i opbygning af bogføringssystemer og i rådgivning om edb-anskaffelse samt om virksomhedsetablering i det hele taget. Vi hjælper også gerne Dem med etablering af registreringssystemer, som svarer til Deres behov og ønsker.